Automatisierte Rechnungsverarbeitung – der beste Weg zum Erfolg

Unternehmen benötigen angemessene Instrumente, um zu wachsen und erfolgreich zu sein. Die Nutzung von automatisierten Lösungen für die Rechnungsverarbeitung ist eine der effizientesten Strategien, die dazu beitragen kann und auch die Digitalisierung voranbringt.

Automatisierte Systeme beschleunigen den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess. Sie tragen zur zeitnahen Bearbeitung aller Ein- und Ausgangsrechnungen bei, minimieren das Risiko von Fehlbuchungen und verschaffen Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Finanzen.

Automatisierte Lösungen reichen von der automatischen Verarbeitung von E-Mails über das Scannen von Eingangsrechnungen bis zu automatischen Workflows für die Rechnungsprüfung. FLOWWER beispielsweise unterstützt Sie:

• beim Import von Rechnungen über verschiedene Wege (z. B. E-Mail, FTP-Server, App etc.)
• der Bearbeitung und Freigabe Ihrer Eingangsrechnungen sowie
• bei der Vorkontierung und
• dem Export von Belegen über Schnittstelle an andere Programme.

Viele Lösungen stehen als Cloud-Modell zur Verfügung. Dadurch entfallen teure Hardware-Anschaffungen und Softwarelizenzen sowie zusätzliche Investitionen in IT-Personal.

Digitale Rechnungsworkflows bieten Organisationen zahlreiche Vorteile: Sie ermöglichen eine schnellere und präzisere Prüfung und Verarbeitung von Rechnungsdaten. Dies vereinfacht den Arbeitsalltag für Mitarbeiter und steigert die Produktivität, indem sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben gewinnen. Zudem ist der Bearbeitungsstand einer Rechnung transparent und der Rechnungsstatus jederzeit und von jedem Ort abrufbar ist.

Die automatische Erfassung von Rechnungen und Belegen erlaubt zudem die rasche Erstellung von finanziellen Auswertungen und eine verbesserte Übersicht über die Finanzen.

Ein weiterer maßgeblicher Vorteil ist die gesteigerte Compliance. Durch den Einsatz automatisierter Rechnungsverarbeitung wird die Einhaltung aller Bestimmungen und Richtlinien gewährleistet. Dies befreit Firmen von Sorgen bezüglich der Gesetzeskonformität.

Mittels OCR-Technologie werden Beleginformationen von Eingangsrechnungen erfasst, direkt ausgelesen und danach in ein digitales Format konvertiert. Die Notwendigkeit des manuellen Abgleichs von Informationen und Daten entfällt weitestgehend. Anschließend initiiert ein vordefinierter Workflow die Rechnungsfreigabe.

Die physische Weitergabe von Rechnungen auf Papier von einem Schreibtisch wird überflüssig.

Nach der Prüfung wird die digitalisierte Rechnung sowie dazugehörige Informationen unmittelbar an die Buchhaltung und das Steuerbüro weitergeleitet und kann im Anschluss gesetzeskonform archiviert werden.

Der erste Schritt bei der Implementierung eines automatisierten Systems besteht in der Auswahl der passenden Software.

Nutzerfreundlichkeit spielt eine große Rolle, damit alle im Team gerne mit der Software arbeiten. Überdies müssen erforderlichen Funktionen enthalten sein, um Ihre unternehmenseigenen Rechnungsprüfprozesse vollständig abzubilden. Das gewählte Programm muss mit bestehenden Unternehmenssystemen kompatibel sein.

Ihnen stehen viele Optionen zur Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs zur Verfügung.

Die einfachste Variante sind OCR-Scanner (Optical Character Recognition), mit denen Papierdokumente digitalisiert werden. Die gescannten Daten werden in eine spezielle Software eingegeben, die die Rechnungsdaten extrahiert und in einer Datenbank speichert.

Eine weitergehende Option sind webbasierte Anwendungen wie FLOWWER, die den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung abdecken. Sie automatisieren Schritte wie Scannen, Datenextraktion, Datenvalidierung und Zahlungszuordnung. Webbasierte Programme lassen sich einfach implementieren und erfordern meist keine speziellen IT-Kenntnisse.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl folgende Kriterien:

1. Erfahrung:

Wählen Sie einen Anbieter mit umfangreicher Erfahrung im Bereich der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Diese Kompetenz ist unerlässlich, um Sie effektiv durch den oft komplexen Implementierungsprozess zu führen.

Achten Sie auch auf eine enge Zusammenarbeit mit Kunden, sodass nur wirklich nachgefragte Funktionen implementiert werden und die Software nicht überfrachtet wird. FLOWWER entwickeln wir nach dem Grundsatz: „Aus der Praxis für die Praxis“.

Kosteneffizienz:

Eine effiziente und kosteneffektive Software bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Und das Programm wächst mit Ihrem Betrieb und Ihren Bedürfnissen mit, und zwar ohne, dass Sie auf einmal exorbitante Preissprünge erleben.

Funktionen und Integration:

Die Software sollte alle notwendigen Features vom Scannen bis zur Dateneingabe und Berichterstattung bereitstellen. Sie sollte sich nahtlos in die bestehenden Systeme Ihres Unternehmens integrieren lassen, um eine störungsfreie Kommunikation zwischen den Abteilungen zu gewährleisten.

OCR-Technologie:

Die Software sollte Daten mit hoher Genauigkeit erfassen können, um Fehler zu minimieren und idealerweise eine Volltextsuche für Dokumente bieten.

Benutzerfreundlichkeit:

Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Nutzung für Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse und reduziert den Schulungsaufwand.

Kundenservice:

Beachten Sie die vom Anbieter bereitgestellten Supportoptionen und verfügbaren Sprachen. Keine Software ist vollkommen, daher ist eine qualitativ hochwertige Kundenbetreuung von großer Bedeutung.

Datenschutz

Da es sich bei Rechnungsbelegen um sensible und teils vertrauliche Informationen handelt, ist ein hohes Maß an Datenschutz unerlässlich. Achten Sie darauf, dass die Software eine Verschlüsselung der Daten und eine sichere Speicherung auf Servern gewährleistet und die Weitergabe an Dritte minimiert.

Planen Sie Zeit für die Schulung alle Mitarbeiter ein. Nur wenn alle das System verstehen und die Arbeitserleichterung spüren, werden sie das Werkzeug gerne und effektiv im Alltag nutzen.

Es ist wichtig, alle auf die Veränderungen vorzubereiten, eventuelle Bedenken aufzugreifen und auszuräumen und das Vertrauen in das neue System zu stärken. Neben der Vermittlung technischer Aspekte ist bei der Schulung entscheidend, praktische Anwendungsbeispiele aus dem Arbeitsalltag zu zeigen.

Stellen Sie zusätzlich während der Übergangsphase ausreichend Support und Ressourcen für ihre Mitarbeiter bereit.

Hinweis: Entscheiden Sie gegen eine webbasierte Lösung, ist es essenziell, dass die neue Software mit ihrer bestehenden Infrastruktur kompatibel ist und nahtlos integriert wird. Ist das nicht gewährleistet, kommt es zu Problemen oder Verzögerungen.

Ein System sollte Ihrer Organisation dabei helfen, sowohl Zeit als auch Geld zu sparen. Woran können Sie das erkennen?

Bei der klassischen Rechnungsprüfung auf Papier müssen alle benötigten Unterschriften vollständig vorliegen, bevor die Rechnung an die Buchhaltung geht und die Zahlung veranlasst wird. D. h. alle Beteiligten oder auch Abwesenheitsvertreter müssen physisch anwesend sein. Daher vergehen im Schnitt 9 bis 12 Tage vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung. In der digitalen Verarbeitung reduziert sich die Bearbeitungszeit auf 3 bis 4 Tage.

Kommen wir zu den Kosten für manuelle Rechnungsprozesse. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik hat ermittelt, dass die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Beleg kostet. Sie können hochrechnen, wie viele Rechnungen Sie in Ihrer Organisation im Schnitt prüfen und die Kosten einer Software wie FLOWWER gegenüberstellen.

Zudem können die Anzahl der Fehler, die während der Verarbeitung auftreten, ebenfalls ein Indikator für die Leistung des Systems sein. Weitere zu berücksichtigende Faktoren sind die Qualität der erzeugten Berichte und Analysen sowie die Geschwindigkeit der Verarbeitung.

Neben diesen quantitativen Metriken können Sie qualitative Daten nutzen, um den Mehrwert des Systems zu bestimmen. Dazu gehören etwa Rückmeldungen von Mitarbeitern, Lieferanten oder externen Dienstleitern zur Qualität der Informationen und Abläufe.

Veränderungen im Unternehmen als Folge der Implementierung des Systems – etwa in Bezug auf Effizienz oder Produktivität – können ebenfalls als Erfolgsindikatoren dienen.

Eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Messwerten ermöglicht Ihnen einen umfassenden Einblick in die Leistung eines Systems zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Besonders in Zeiten von Homeoffice und dezentralem Arbeiten ist die Automatisierung ein wichtiger Faktor. Es ermöglicht das schnelle und einfache Bearbeiten von Rechnungen auch aus der Ferne, ohne dass physische Dokumente hin- und hergeschickt werden müssen. Weiterhin sparen Sie Zeit und Kosten, minimieren Fehler bei der Rechnungsprüfung und erhöhen die Transparenz.

Echtzeitanalysen bieten einen genauen Überblick über die Finanzen und ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Automatisierung sind Unternehmen zudem besser in der Lage, auf Änderungen der gesetzlichen Anforderungen zu reagieren.

Die digitale Archivierung und eine Volltextsuche erleichtert das Wiederfinden und Vorzeigen von Belegen bei Bedarf.

Insgesamt ist klar, dass die Implementierung von Technologien zur automatisierten Rechnungsverarbeitung sowohl für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch für große Organisationen von Vorteil ist.