Sozialservice-Gesellschaft des Bayerischen Roten Kreuzes setzt auf Rechnungsmanagement-Software FLOWWER

In insgesamt 26 Einrichtungen betreut die Sozialservice-Gesellschaft des Bayerischen Roten Kreuzes eine Vielzahl von pflegebedürftigen Senioren. Hierbei entsteht ein beträchtliches Rechnungsaufkommen – das bis vor einiger Zeit noch größtenteils analog bearbeitet wurde. Im Zuge der pandemiebedingten Einschränkungen wurde jedoch deutlich, dass die Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung effizienter, digitaler und dezentraler werden mussten. Zeitgleich zum Wechsel auf eine neue, webbasierte Freigabe-Software analysierte das Team der Sozialservice-Gesellschaft deshalb auch seine internen Abläufe und optimierte diese.

Als hundertprozentige Tochter des Bayerischen Roten Kreuzes ist die Sozialservice-Gesellschaft des BRK GmbH in ganz Bayern mit ihren Einrichtungen vertreten. Zwischen Alzenau und Bad Reichenhall verteilen sich 26 Häuser, die unter anderem stationäre Pflege, ambulante Dienste, Tagespflege und betreutes Wohnen abdecken. Die Einrichtungen arbeiten relativ eigenständig, werden jedoch in grundsätzlichen Fragen von der Hauptverwaltung in München aus koordiniert. So müssen beispielsweise große Rechnungsbeträge zusätzlich zur Einrichtungsleitung auch von der Geschäftsführung in der Landeshauptstadt freigegeben werden.

Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift "Health & Care Managment", Ausgabe vom 08.11.2023, Autor: Christoph Buck, Press’n’Relations

Einführung der Standortübergreifenden, digitalen Rechnungsfreigabe

Vor der mittlerweile erfolgten Digitalisierung war dies durchaus eine Herausforderung, wie sich Sarah Hainzinger aus der IT-Abteilung erinnert: „Rechnungen kamen per Post bei der Einrichtung an und mussten dann sowohl von den sachlich Zuständigen als auch von der jeweiligen Leitung händisch freigegeben werden, per Stempel und Unterschrift. Ging es um größere Summen, wurde das Ganze dann auch noch eingescannt und über die Buchhaltung zur Geschäftsführung in der Zentrale weitergeleitet. Erst dann konnte das Dokument über den DATEV Belegtransfer gebucht werden. Dieser Ablauf war sehr aufwändig und langwierig.“ Dementsprechend war den Verantwortlichen der Sozialservice-Gesellschaft bereits seit längerem klar, dass die Implementierung eines digitalen Freigabe-Tools grundsätzlich sinnvoll wäre. Auch Nachhaltigkeits- und Kostenaspekte spielten hier eine Rolle. „Eine digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den Papierverbrauch natürlich enorm. Das ist gut für die Umwelt und spart uns bares Geld“, erläutert Sarah Hainzinger.

Der entscheidende Anstoß für das Projekt kam dann aber doch plötzlich und unerwartet. Aufgrund der Corona-Pandemie mussten die Einrichtungen innerhalb kürzester Zeit ihre Prozesse darauf umstellen, dass ein großer Teil der Belegschaft aus dem Homeoffice arbeitete. „Mit einem Mal wurde es viel schwieriger, unsere analogen Freigaben umzusetzen. Selbst zu den Corona-Hochphasen musste immer jemand vor Ort sicherstellen, dass alles an die richtigen Stellen geht und rechtzeitig bearbeitet wird – denn trotz allem sollten die Belege ja fristgerecht abgegeben werden“, so Hainzinger. Der Wechsel auf eine digitale Lösung, mit der sich die Abläufe schneller und einfacher abbilden lassen, war also ein Muss. Noch bevor Sarah Hainzinger im Frühjahr 2022 das Projekt übernahm, gab es deshalb in zwei der Einrichtungen Testläufe mit entsprechender Software: „Unsere Ausgangsrechnungen wurden zu diesem Zeitpunkt bereits mit einer anderen Lösung verarbeitet. Aus diesem Grund versuchten wir zunächst, auch die Eingangsrechnungen hierüber abzuwickeln. Doch schon nach wenigen Monaten zeichnete sich ab, dass das unseren Anforderungen nicht vollumfänglich entspricht.“ Die IT-Projektleiterin betont, dass die verwendete Software für kleinere Unternehmen mit wenigen Freigabestufen und ohne besondere Anforderungen ausreichend sei. Für den konkreten Anwendungsfall der Sozialservice-Gesellschaft wäre jedoch mehr Funktionalität und Flexibilität erforderlich gewesen.

Modulare Erweiterbarkeit der Software

Entsprechend startete Hainzinger die Suche nach einer passenden Lösung. Fündig wurde sie nach kurzer Zeit auf dem DATEV Marktplatz, auf dem sich mit der Kanzleisoftware kompatible Anbieter präsentieren können. „Wir hatten konkrete Vorstellungen, welche Funktionalitäten wir brauchen und konnten demnach die Vor- und Nachteile der verschiedenen Alternativen abwägen. FLOWWER stach hier klar hervor, auch hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses. Zudem wurde das Programm von den Nutzern in der DATEV Community häufig empfohlen“, so Sarah Hainzinger. Ein weiterer Faktor sei zudem gewesen, dass das Rechnungsfreigabe-Tool sehr flexibel und anpassungsfähig sei: „Man kann bei FLOWWER vieles selbst einrichten und anpassen, ohne Hilfe durch den Support. Außerdem ist die Basis-Version der Software modular erweiterbar. Man bezahlt also nur für die Zusatzfunktionen, die man wirklich möchte und bekommt kein Komplettpaket, von dem man die Hälfte nicht nutzt.“ Die Sozialservice-Gesellschaft entschied sich so etwa nur für zwei zusätzliche Module: die Belegaufteilung und ‚CompanyMail‘, mit dem per E-Mail eingegangene Rechnungen direkt automatisiert in FLOWWER geladen werden.

Das Implementierungsprojekt startete schließlich im Januar 2022, zunächst mit den beiden Einrichtungen, die zuvor bereits mit der vorherigen Software gearbeitet hatten. Deren Feedback, dass die Prozesse mit der neuen Lösung wesentlich übersichtlicher und effizienter seien, bestärkte das Team um Sarah Hainzinger. Nachdem wenig später die erste der noch analog arbeitenden Einrichtungen auf das neue System umgestellt wurde, folgte die Einbindung der Hauptverwaltung. Hier stellte sich schnell heraus, dass neue Software allein noch nicht alle Probleme löst. „Uns wurde deutlich bewusst, dass wir, um FLOWWER effektiv einsetzen zu können, unsere Prozesse im Rechnungsmanagement und der Buchhaltung grundsätzlich überdenken müssen. Hier war vieles unnötig kompliziert. Wir kümmerten uns also zunächst intensiv um die Abläufe in der Hauptverwaltung und holten dafür alle Abteilungen mit ins Boot. Erst als das abgeschlossen war, ging es mit den Einrichtungen weiter“, erklärt Hainzinger.

Standortübergreifende, digitale Rechnungsfreigabe

Um die standortübergreifenden Rechnungsfreigaben, die bei höheren Beträgen zwingend erforderlich sind, abbilden zu können, laufen nun sowohl die Hauptverwaltung als auch alle Einrichtungen über eine gemeinsame Software-Lizenz. „Müssten wir für jedes unserer Häuser eine eigene Lizenz erwerben, wäre das sehr umständlich. Denn unsere Geschäftsführung bräuchte dann jeweils einen separaten Zugang, um große Rechnungen freizugeben. FLOWWER erlaubt uns jedoch, alle

Einrichtungen gesammelt zu verwalten, wodurch wir die nötigen übergreifenden Workflows ganz einfach und flexibel einrichten können“, so Sarah Hainzinger. Bis zum Sommer 2023 wurde so ein Großteil der Implementierung umgesetzt und die letzten fehlenden Einrichtungen sollen bis Ende des Jahres eingebunden sein. Die Tatsache, dass das Projekt dann insgesamt fast zwei Jahre gedauert haben wird, führt die Projektleiterin vor allem auf die verfügbaren Kapazitäten zurück: „Eigentlich ist die Einführung von FLOWWER sehr unkompliziert und schnell umsetzbar. Aber da ich mich ja auch noch um das Tagesgeschäft kümmern muss – zunächst in der Buchhaltung, seit Januar 2023 in der IT – hat das nicht immer oberste Priorität. Wenn man sich Vollzeit auf die Implementierung konzentrieren kann, geht das selbstverständlich schneller.“

Neben der eigentlichen Software-Einführung kümmert sich Sarah Hainzinger von Anfang an auch um Schulungen für die Mitarbeitenden. Zu Beginn hätte dies noch relativ viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch genommen. „Von Seiten der Kollegen gab es am Anfang natürlich einige Rückfragen, das ist ganz normal – aber das legte sich schnell. Die Einführung in das System kann ich problemlos selbst übernehmen und brauche niemanden von FLOWWER dafür. Deren Support würde uns hier selbstverständlich unterstützen, aber das ist in diesem Fall gar nicht nötig“, beschreibt die IT-Verantwortliche. Nachdem die Mitarbeitenden einer Einrichtung dann mit dem Programm vertraut sind, kann die eigentliche, alltägliche Arbeit damit starten. Konkret sieht diese folgendermaßen aus: Eine digitale Rechnung kommt im dedizierten E-Mail-Postfach einer Einrichtung an und wird von hier aus direkt in FLOWWER geladen. Rechnungen, die noch gedruckt per Post eintreffen, müssen hingegen gescannt und manuell hochgeladen werden. In beiden Fällen wird das Dokument anschließend, je nach zuständigem Bereich, dem passenden Workflow zugewiesen, beispielsweise der Pflege oder der Haustechnik. Nun gibt zunächst der entsprechende Sachbearbeiter frei, also die Pflegedienstleistung oder der Haustechniker. Von hier geht es weiter zur Freigabe durch die Einrichtungsleitung und gegebenenfalls die Geschäftsführung in München. In Einzelfällen können zudem die Bauabteilung oder das Qualitätsmanagement involviert sein. Zuletzt wandert der Beleg zur Buchhaltung.

Fazit

Wenn zum Jahresende auch die letzten verbleibenden Einrichtungen umgestellt wurden, endet schlussendlich ein Projekt, dass Sarah Hainzinger über zwei Jahre begleitete. Dennoch blickt sie bereits heute mit einem Auge auf die Zukunft. „Auch wenn wir mit FLOWWER sehr zufrieden sind, gibt es natürlich immer Ideen wie man die Prozesse noch weiter optimieren könnte. Mit Anpassungswünschen jegllicher Art sieht sie sich bei FLOWWER gut aufgehoben: „Der Support ist immer sehr hilfsbereit und schnell, darauf kann man sich verlassen.“ Und zu komplex sollte die Anwendung letztendlich auch nicht werden. „Bei uns arbeiten keine IT- oder Buchhaltungsprofis, sondern Pflegekräfte, Handwerker und Co. Einfache und zugängliche Bedienung, wie sie FLOWWER bietet, sind hier das A und O“, betont die Projektleiterin.

Bild: BRK Bad_Fuessing Haupteingang
Quelle: Sozialservice-Gesellschaft des Bayerischen Roten Kreuz