Rechnungsfreigabe: Worauf es bei einer guten Rechnungsfreigabe-Software ankommt

Bevor Sie eine passende Rechnungsmanagementsoftware auswählen, sollten Sie sich über Ihre Bedürfnisse und Anforderungen klar sein. Wir haben ein paar typische Anforderungen aufgelistet:

• Eingangsrechnungen: Wollen Sie mit der Software alle Eingangsrechnungen effizient prüfen und genehmigen? Auf welchen Wegen gehen Rechnungen in Ihr Unternehmen ein und müssen entsprechend von der Software abgebildet werden?
• Freigabestufen: Wie viele Stufen umfassen Ihre Freigabeprozesse in der Rechnungsprüfung und müssen entsprechend digital abgebildet werden? Sollen die Workflows automatisch gestartet werden?
• Accounts: Wie viele Nutzeraccounts sind erforderlich, um alle am Prozess Beteiligten einzuschließen. Benötigen externe Dienstleister Zugriff auf die Software?
• Zahlungsfunktion: Ist eine integrierte Zahlungsfunktion notwendig? Wenn ja, welche Zahlungsmöglichkeiten müssen vorhanden sein?
• Vorhersage: Benötigen Sie eine Forecast-Funktion für Ihre Finanzprozesse?
• Vertragsdaten: Möchten Sie die Ablaufdaten Ihrer Verträge in der Software verwalten?
• Müssen Rechnungen automatisch mit dem Lagersystem und Warenbestand abgeglichen werden?
• Kostenstellen und Kostenträger: Wollen Sie neben Kostenstellen und zusätzliche die Kostenträger abbilden und diese Informationen an die Buchhaltung sowie Steuerkanzlei weitergeben?
• Dokumenten-Upload: Wie viele Rechnungen und dazugehörige Dokumente laden Sie in der Regel pro Monat in die Software hoch?
• OCR-Texterkennung und Volltextsuche: Benötigen Sie eine OCR-Texterkennung und integrierte Volltextsuche für PDF-Dokumente? Wie viele Dokumente gehören im Durchschnitt zu einer Rechnung, die auch über die Volltextsuche erfasst werden müssen?
• Schnittstellen: Zu welchen vor- und nachgelagerten Systemen benötigen Sie Schnittstellen? (z. B. DATEV Unternehmen Online, lexoffice, invoicefetcher, Agenda Software etc.)
• Inwieweit muss die Software mit anderen Systemen (ERP, CRM, etc.) verbunden werden?
• Archivierung: Wollen Sie Rechnungen digital und rechtssicher archivieren?
• Datenschutz: Welche Datenschutzaspekte sind für Sie entscheidend bei der Auswahl?
• Support: In welche Sprache soll der Kundensupport sein?
• Implementierung: Wie viel Zeit wollen Sie für die Implementierung der Software und Schulung der Mitarbeiter aufwenden, bis alle souverän mit der Software umgehen können?
• Budget: Wie hoch ist ihr monatliches Budget?
• Kosten: Ihr Unternehmen wächst: Wie entwickeln sich die Kosten für die Rechnungsfreigabe-Software in dem Fall?

Ein Tipp: Fragen Sie nach Empfehlungen in Ihrer Branche und bei Bekannten. Testen Sie verschiedene Softwarelösungen aus.

FLOWWER haben wir speziell für die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen sowie Gemeinden und Stiftungen entwickelt. Sie können FLOWWER 30 Tage lang vollumfänglich probieren. Überzeugen wir Sie nicht innerhalb der Zeit, machen Sie per Knopfdruck von Ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch. In dem Fall stellen wir Ihnen auch nichts in Rechnung.

Lassen Sie uns einen genauen Blick auf wichtige Kriterien einer guten Rechnungsfreigabe-Software werfen.

Ein wesentlicher Punkt bei einer guten Rechnungsfreigabe-Software ist die Vielseitigkeit beim Import, denn Rechnungen erreichen Sie auf verschiedenen Wegen – mal digital oder in anderen Fällen klassisch als Papierrechnung. Die Software muss mit diesen unterschiedlichen Wegen umgehen können. Dazu gehören der Empfang von eingescannten Dokumenten, der direkte Upload im Browser, der automatische Import aus Online-Portalen sowie der Import von PDF- oder X-Rechnungen via E-Mail.

FLOWWER bietet Ihnen aktuell diese Möglichkeiten für den Rechnungsimport an:

• Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern,
• per E-Mail,
• Scanner oder Scanner-App,
• Office 365 mit Power Automate,
• FLOWWER-APP (iOS und Android),
• individuell per API,
• von ihrem Server mit flowwer.exe oder
• aus Online-Portalen via Invoicefetcher.

Sie wissen, wie viele Rechnungen in Ihrem Unternehmen pro Monat eingehen. Bedenken Sie eins, in der Regel kommen zu den Rechnungen weitere Dokumente hinzu, sobald Sie beispielsweise auch Verträge, Lieferantenvereinbarungen zu dem dazugehörigen Rechnungsbeleg digital im System hinterlegen wollen.

Bei den meisten Anbietern steigen die monatlichen Kosten mit der Anzahl der hochgeladenen Belege. Wächst Ihr Unternehmen, nimmt auch der Upload von Dokumenten in Ihre Rechnungsprüfungssoftware zu und der Preis steigt entsprechend.

FLOWWER bietet Ihnen eine unbegrenzte Anzahl an Dokumentenuploads. Und das für einen Preis ab 25,- € netto pro Monat pro Unternehmensaccount.

Eine gute Rechnungsfreigabe-Software ist in der Lage, relevante Informationen aus einer Rechnung automatisch zu erkennen und zu extrahieren. Dazu gehören unter anderem:

• der Rechnungsbetrag,
• der Rechnungsdatum oder
• die Kontaktdaten des Lieferanten.

Das automatische Extrahieren der Daten reduziert potenzielle Fehlerquellen in der Rechnungsprüfung.

Die Übersicht über alle Funktionen von FLOWWER wird laufend ergänzt, da wir unsere Rechnungsfreigabe-Software beständig weiterentwickeln und Kundenwünsche einbauen:

Die Ausführung der Rechnungsfreigabe via automatisierten Workflows ist ein wichtiger Aspekt einer zeitgemäßen Rechnungsfreigabe-Software. Durch die hinterlegten Prüfprozesse wird sichergestellt, dass die Freigabe der Rechnungen nur durch berechtigte Personen erfolgt.

Zudem können für jeden Arbeitsablauf verschiedene Freigabestufen definiert werden. Beispielsweise kann die Zahlung einer Rechnung erst dann erfolgen, wenn diese von allen relevanten Personen freigegeben wurde. Oder aber es können Stufen übersprungen werden, wenn etwa die Geschäftsführung bereits eine Rechnung genehmigt hat.

Sie kennen Ihre Prozesse zur Rechnungsprüfung am besten und wissen,

• wie viele verschiedene Prüfprozesse Sie haben,
• über wie viele Stufen Rechnungsdokumente freigegeben,
• **wie viele Personen jeweils am Prozess beteiligt sind und **
• wann Schritte übersprungen werden können.

Entsprechend können Sie bei jedem Anbieter fragen, ob er Ihre Szenarien in der Software abbilden kann.

Bei FLOWWER bilden wir mehrstufige Freigaben mit bis zu 5 Stufen ab. Das ist für 80 % der Unternehmen vollkommen ausreichend.

Die Zahl der erforderlichen Nutzeraccounts für eine digitale Rechnungsfreigabe hängt von mehreren Faktoren ab. In erster Linie ist es wichtig, dass alle Personen, die an der Rechnungsbearbeitung beteiligt sind, über einen eigenen Account verfügen. Dies gewährleistet reibungslose digitale Prozesse, eine optimale Kontrolle und Transparenz bei der Abwicklung. Auch externe Dienstleister sollten – wenn gefordert – eingebunden werden können.

In FLOWWER können Sie kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Nutzeraccounts für jedes Unternehmen einrichten. So stellen wir sicher, dass Sie Ihre Rechnungsfreigabeprozesse auch wirklich digital abbilden können. Sie können sicher sein, dass keine zusätzlichen Kosten für weitere Nutzer anfallen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Grundsätzliche stellen Sie durch eine automatisch greifende Abwesenheitsvertretung sicher, dass Ihre Rechnungen jederzeit reibungslos bearbeitet, geprüft und gezahlt werden. Eine erstklassige Rechnungsfreigabe-Software bietet eine komfortable Abwesenheitsvertretung, die im Idealfall auch von unterwegs nutzbar ist.

Fällt jemand krankheitsbedingt aus, befindet sich auf einer längeren Dienstreise oder ist um Urlaub, reicht ein Klick aus und es greifen sofort für alle hinterlegten Prüfprozesse die Vertretungsregeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsprozesse störungsfrei weiterlaufen und wahren gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten.

Auf den ersten Blick ist die Abwesenheitsvertretung ein unwesentlicher Punkt und in den meisten Softwares vorhanden. Aber dennoch **lohnt sich der Vergleich, wie die Umsetzung in der Praxis tatsächlich erfolgt. **

• Müssen Sie sich jeden Prozess anschauen und die Vertretungsregel separat aktivieren oder greift die sofort für alle Workflows?
• Und werden Vertretungen im Kreis ausgeschlossen, wenn der Vertreter des Vertreters ebenfalls fehlt?

Uns war wichtig, dass Sie bei FLOWWER nicht in jeden Rechnungsfreigabeprozess separat klicken müssen, sondern alle Prozesse mit einem Mausklick umstellen können. Vertretung im Kreis schließen wir in FLOWWER aus.

Verantwortungsvolle und erfahrene SaaS-Anbieter optimieren ihre Systeme und entwickeln sie permanent weiter. Kunden profitieren davon, denn sie nutzen immer die aktuellste und zuverlässigste IT-Infrastruktur, ohne selbst Hand anzulegen oder zusätzlich investieren zu müssen.

Bereits kleine Mängel im Design können zu Datenverlusten oder zum Bekanntwerden sensibler Informationen führen. Deswegen ist es wichtig, bei der Auswahl eines SaaS-Anbieters besonders gründlich vorzugehen und diesen auf Herz und Nieren zu prüfen.

Unser Programmierteam legt höchste Priorität auf das Thema Datenschutz. Alle Daten von FLOWWER befinden sich ausschließlich im Gridscale-Rechenzentrum. Wir haben uns für Gridscale entschieden, weil sie die Sicherheit der Infrastruktur und Daten ernst nehmen und die gesamte gridscale Cloud-Technologie nach ISO 27001 und ISO 27018 zertifiziert sind. Darüber hinaus geben wir keine Daten an andere Unternehmen weiter.

Dementsprechend können wir jedem Kunden zu 100 % sicher sagen, wo sich seine uns anvertrauten Daten befinden. Und selbstverständlich können wir diese auch zu 100 % sicher löschen, wenn es notwendig ist.

Es ist wichtig, dass die Rechnungsfreigabe-Software mit vor- und nachgelagerten Plattformen kompatibel ist. Dies erleichtert die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen. So können Rechnungen direkt aus Online-Portalen wie invoicefetcher in das System importiert oder beispielsweise direkt an die Buchhaltungssoftware wie SevDesk, lexoffice oder DATEV Unternehmen online übermittelt werden.

Dank einer guten Benutzerfreundlichkeit ist die Rechnungsfreigabe-Software intuitiv nutzbar. Im Idealfall benötigen selbst Fachfremde nur eine kurze Einarbeitungszeit, um alle relevanten Funktionen zu verstehen und in der Praxis zu nutzen.

Zusätzlich sorgt eine übersichtliche Bedienoberfläche der Software dafür, dass Anwender alle wesentlichen Funktionen schnell und einfach finden und nutzen können.

Mit einem übersichtlichen Dashboard stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen für berechtigte Mitarbeiter zugänglich sind, der Freigabestatus transparent dargestellt wird und die Freigabe von Rechnungen reibungslos funktioniert.

Aus unserer Sicht stellt Ihnen ein optimales Dashboard folgende Funktionen bereit:

• Eine Übersicht über alle offenen Rechnungen
• Eine Übersicht über den Status im Freigabeprozess
• Eine Filterung nach verschiedenen Kriterien (z. B. Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Firma)
• Eine Detailansicht für jede einzelne Rechnung
• Eine Funktion zur Bearbeitung von Rechnungen (z. B. Freigabestatus ändern, Notizen hinzufügen)

Viele unserer Kunden loben das übersichtliche Dashboard in FLOWWER, denn wir beschränken uns wesentliche Aspekte. FLOWWER verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die jedem – auch Personen mit minimalen Computerkenntnissen – die Bedienung leicht macht.

Richten Sie sich einen Zugang zu FLOWWER ein und testen Sie uns. Überzeugen wir Sie in den ersten 30 Tagen tatsächlich nicht von unserer intuitiven und übersichtlichen Belegfreigabe-Software, machen Sie mit einem Knopfdruck von Ihrem Sonderkündigungsrecht gebrauch und bekommen die Nutzung nicht Rechnung gestellt.

Mit einer integrierten Notizfunktion reduzieren Sie die Rückfragen zu Rechnungsbelegen deutlich. Sind Kommentare möglich, können Rückfragen asynchron geklärt werden. Mitarbeitende sind nicht darauf angewiesen, den Ansprechpartner persönlich ans Telefon zu bekommen.

Prüfen Sie, was Sie im Unternehmen für die Kommunikation tatsächlich benötigen. Ein Echtzeit-Chat kann hilfreich sein, aber Benachrichtigungen reißen Mitarbeitende auch immer aus anderen Tätigkeiten raus. Das kann die Arbeitseffizienz senken. In FLOWWER ermöglichen wir Ihnen, Notizen und Kommentare zu hinterlassen. Aber auf eine Chat-Funktion verzichten wir bewusst.

Der Kundensupport ist ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer Software für das Rechnungsmanagement. Denn auch die beste Software kann Fehler enthalten oder unerwartete Schwierigkeiten bereiten. In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie sich an einen zuverlässigen und kompetenten Support wenden können, der Ihnen schnell weiterhilft.

Unser komplettes Team sitzt in Deutschland und hilft Ihnen auf Deutsch oder Englisch weiter, sollten Sie Fragen zu FLOWWER haben.

Software zur Rechnungsfreigabe ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen jeder Größe. Sie hilft, den Prozess der Rechnungsfreigabe zu rationalisieren und effizienter zu gestalten.

Darüber hinaus kann die Software eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen, z. B. die Genehmigung oder Ablehnung von Rechnungen, die Verfolgung des Rechnungsstatus und die Verwaltung von Zahlungen.

Bei der Auswahl einer Software zur Rechnungsfreigabe ist es wichtig, eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen, z. B. die Kompatibilität mit vor- und nachgelagerten Plattformen, die Benutzerfreundlichkeit, die Einhaltung des Datenschutzes und den Kundensupport.

FLOWWER ist ein zuverlässiger Anbieter von Rechnungsfreigabe-Software, der all diese Kriterien erfüllt.