Voller Überblick über die Finanzströme

Vor etwa drei Jahren startete das Auftragsforschungsinstitut ProInnovera eine umfassende Restrukturierung, im Zuge derer unter anderem die Buchhaltung des Unternehmens digitalisiert und neu organisiert wurde, um mehr Transparenz in Sachen Finanzströme zu erreichen. Entscheidender Baustein dieser Veränderung war die Einführung des Workflow-Systems FLOWWER. Dank schneller und unkomplizierter Freigabeprozesse hat das Finance-Team des Pharma-Dienstleisters nun jederzeit ein detailliertes Bild der aktuellen Rechnungssituation – eine entscheidende Voraussetzung, um die Buchhaltung „In House“ abzuwickeln.

*Dieser Artikel erschien exklusiv in Ausgabe 1/2 2023 der Fachzeitschrift IT-Mittelstand. * Die in Münster ansässige ProInnovera GmbH versteht sich als One-Stop-Shop für die effiziente und kompetente Durchführung klinischer Studien. Mit seinen ca. 80 Mitarbeitenden hat sich die Full-Service-CRO (Contract Research Organization) insbesondere auf dermatologische Präparate spezialisiert, deckt jedoch auch Bereiche wie Onkologie, Gastrologie und mehr ab. Der Dienstleister überblickt und steuert hier den gesamten Prozess, von der Auswahl der Prüfzentren über die Datenauswertung bis hin zur abschließenden Qualitätssicherung. ProInnovera arbeitet dabei international und führt seine Studien neben dem DACH-Raum auch in anderen europäischen Ländern und Nordamerika durch. Im Fokus steht immer das gleiche Ziel: die Marktzulassung für das jeweilige Medikament oder Produkt.

Die Finanzströme besser durchdringen

Vor einigen Jahren leitete das Pharma-Unternehmen als Reaktion auf eine unzufriedenstellende Geschäftsentwicklung einen weitreichenden Restrukturierungsprozess ein, mit dem auch die Finanzabteilung grundsätzlich neu aufgestellt wurde. „Ich kam vor knapp drei Jahren als Teil eines Restrukturierungsteams zu ProInnovera. Eines der ersten Projekte, die wir damals angingen, war die Rechnungsfreigabe komplett umzukrempeln“, erläutert Erik Kolb, Director Finance & Digital Strategy bei der ProInnovera GmbH. An die Arbeitsweise vor der FLOWWER-Einführung erinnert er sich gut: „Die Freigabe lief noch ganz klassisch via Mail. Neue Rechnungen trafen über unseren zentralen Posteingang ein, von wo sie an den entsprechenden Fachbereich weitergeleitet wurden. Dort prüften die zuständigen Kollegen, ob alles korrekt ist und füllten ein spezielles Formular aus. Anschließend schickten sie alles zurück in die Buchhaltung, die die Rechnungen per ‚DATEV Unternehmen online‘ vorkontiert an unser Steuerbüro übergab.“

Die Anforderungen an eine neue Lösung für das Rechnungsmanagement waren somit klar. Nicht nur sollten die Abläufe bei der Freigabe einfacher, schneller und effizienter werden, es galt auch einen besseren Überblick über die Finanzströme zu gewinnen und diese steuerbarer zu machen. Aus Sicht Erik Kolbs gab es hierbei einige „Must Haves“, die eine passende Software mitbringen musste: „Zunächst war uns wichtig, dass es eine digitale Datenübergabe an DATEV gibt und man nichts händisch übertragen muss. Außerdem sollte es möglich sein, mehrere Freigabestufen einzurichten – beispielsweise für die inhaltliche Prüfung, die Finance-Abteilung und die Geschäftsführung. Und zuletzt war auch eine unkomplizierte, flexible Handhabung essenziell.“ Das Preis-Leistungs-Verhältnis spielte selbstverständlich ebenfalls eine Rolle, weswegen ein aufwendiges ERP-System oder ähnliches nicht in Frage kam. Über den DATEV-Marktplatz, auf dem diverse Dritthersteller ihre mit DATEV kompatiblen Tools präsentieren, wurde das Team von ProInnovera schließlich auf FLOWWER aufmerksam.

Nachdem die Entscheidung für die Workflow-Lösung gefallen war, galt es für Erik Kolb und sein Team, diese im Unternehmen zu etablieren. „Solche Digitalisierungsprojekte bringen immer gewisse Herausforderungen mit sich und leben von der Akzeptanz in der Belegschaft. Zu Beginn waren auch bei uns noch einige Mitarbeitende skeptisch – denn die bisherigen Abläufe hatten ja grundsätzlich funktioniert. Glücklicherweise gab es aber auch viele Fürsprecher, die die Probleme mit dem alten System erkannten“, so Kolb. Ein erster Testlauf, in dem verschiedene Anwendungsfälle durchgespielt wurden, brachte hierbei wichtige Erkenntnisse über das weitere Vorgehen. „Uns fiel auf, dass sich einige wenige Sonderfälle nicht korrekt mit der Software abbilden ließen. Wir trafen dann aber eine pragmatische Entscheidung: Wenn nur einer von hundert Belegen aus dem Raster fällt, dann bearbeiten wir diesen eben noch auf die bisherige Art und Weise. Bei den restlichen 99 erleichtert FLOWWER uns die Arbeit hingegen ungemein“, erläutert Kolb.

Transparenz und Top-Support

Besonders hebt er an dieser Stelle die Unterstützung durch das Team von FLOWWER hervor. Denn aufgrund stetiger Weiterentwicklungen können mittlerweile auch die wenigen Sonderfälle, die zuvor Mehraufwand bedeuteten, von der Lösung abgebildet werden. Erik Kolb hierzu: „Inzwischen laufen alle Rechnungen über FLOWWER. Das ist auch der Verdienst des hervorragenden Supports. Man bekommt immer sehr schnell eine Antwort und es wird sich unkompliziert und engagiert um das jeweilige Anliegen gekümmert – teilweise sogar vom Geschäftsführer persönlich. So ein Einsatz für den Kunden ist nicht selbstverständlich.“ Diese Nähe zum Anwender drückt sich auch darin aus, dass bereits mehrere Anregungen des ProInnovera-Teams in Form neuer Features umgesetzt wurden.

Alleine in der Finance-Abteilung könnten somit aufgrund der Effizienzsteigerungen durch das Tool etwa sieben Arbeitsstunden pro Woche eingespart werden. Dass dies mit einer einzigen Lizenz möglich ist, hebe FLOWWER zudem von vergleichbaren Anbietern ab. „Wir haben mittlerweile über 50 Mitarbeitende in verschiedene Flows eingebunden und können hier ganz flexibel Anpassungen vornehmen, ohne Mehrkosten“, so der Director Finance. Des weiteren lobt er den modularen Ansatz der Software: „Einige optionale Features lassen sich bei Bedarf ganz einfach dazubuchen – so zahlt man nur für das, was man auch braucht. Wir nutzen beispielsweise die Möglichkeit, Belege langfristig zu archivieren.“

In-House-Buchhaltung mit voller Kontrolle über die Finanzströme

Die neu aufgesetzte Rechnungsfreigabe war zudem entscheidend, um die Buchhaltung vom Steuerbüro in die eigenen Reihen zu überführen. „Wir wickeln unsere Buchhaltung inzwischen fast vollständig ‚In-House‘ ab und nutzen hierfür ‚DATEV Mittelstand Faktura‘. Unser Steuerberater macht eigentlich nur noch den Jahresabschluss“, so Kolb. Da es jedoch keine direkte Schnittstelle zwischen FLOWWER und „DATEV Mittelstand Faktura“ gibt, ist für den Datenaustausch weiterhin ein Extra-Schritt über „DATEV Unternehmen online“ nötig: „Eine direkte Schnittstelle wäre hier natürlich praktisch, das wird aber aktuell von DATEV-Seite nicht angeboten. Andere Software-Drittanbieter nutzen auch diesen Workaround.“

Für die Zukunft sieht sich ProInnovera dank neu aufgebautem Rechnungsmanagement nun gut aufgestellt. Nichtsdestotrotz hat Erik Kolb bereits weitere Anpassungen im Blick, mit denen noch transparenter und effizienter gearbeitet werden könnte: „Aktuell haben wir in FLOWWER diverse Kostenstellen für verschiedene Abteilungen und Projekte angelegt. Vor allem auf Projektebene wäre es hier äußerst praktisch, wenn man im Voraus ein Budget für die Kostenstelle festlegen könnte, von dem dann automatisch die freigegeben Rechnungssummen abgezogen werden. So hätte man jederzeit vollen Überblick über den Stand der Dinge.“

Das Anliegen hat Kolb bereits mit dem FLOWWER-Team besprochen, weswegen er sich sicher ist, dass die Umsetzung auch dieses Features nur eine Frage der Zeit ist. Da im Rahmen der Neuausrichtung von ProInnovera auch weitere Gruppenunternehmen gegründet wurden, besteht zudem die Option, die Software auf noch breiterer Front einzusetzen. „Aktuell lohnt es sich noch nicht ganz, für jedes Tochterunternehmen eine eigene Lizenz zu beschaffen – aber wir wollen ja noch wachsen“, so Erik Kolb.