Komplexe Freigabeprozesse vereinfachen

Christian Scheuerer, der das Digitalisierungsprojekt in der Buchhaltung federführend betreute, beschreibt die Ausgangssituation: „Kam eine Rechnung per Post bei uns an, wurde sie zunächst händisch in der bisherigen Buchhaltungssoftware eingetragen. Anschließend wurde eine Allonge mit den relevanten Daten erstellt, die dann an das Sekretariat gegeben wurde. Von hier aus erfolgte wiederum die Zuteilung an die einzelnen Abteilungen.“ Besonders bei Außenstellen, wie etwa Bauhöfen, sei dies äußerst zeitintensiv gewesen. „Unsere Meister mussten die jeweiligen Rechnungen abholen, vor Ort prüfen und mit den Lieferscheinen abgleichen und anschließend wieder unterschrieben zur Buchhaltung zurückbringen. Erst dann konnten sie weiterverarbeitet werden. Je nachdem wie viel gerade zu tun war, konnte es so manchmal mehrere Tage dauern, bis eine Rechnung freigegeben war“, so Scheuerer.

Aufgrund dieses langsamen und ineffizienten Prozesses war den Verantwortlichen der Gemeindewerke Peißenberg klar, dass das Rechnungsmanagement mithilfe einer intelligenten digitalen Lösung optimiert werden musste. Mit dem Umstieg auf DATEV als neues Buchhaltungssystem bot sich schließlich die ideale Gelegenheit, auch diesen Verwaltungsbereich grundlegend zu modernisieren. „Uns war von Anfang an klar, dass wir das Verteilen und Freigeben von Rechnungen möglichst einfach gestalten wollten. Auch Mitarbeiter, die sonst gar nichts mit IT zu tun haben, sollten das neue Programm problemlos bedienen können“ erläutert Christian Scheuerer. Bereits Ende 2021 testete das Team um Scheuerer deshalb verschiedene Workflow-Systeme, die grundsätzlich in Frage kamen. Unter den verschiedenen Optionen kristallisierte sich jedoch schnell FLOWWER als erste Wahl heraus. Neben dem einfachen Aufbau und der intuitiven Bedienung überzeugte die Software hier vor allem durch ihre hohe Kompatibilität zur DATEV-Systemlandschaft. „Bei anderen Lösungen war dies meist nur mit aufwendiger Schnittstellenprogrammierung gegeben. FLOWWER ließ sich hingegen direkt problemlos anbinden – deswegen wurde es uns auch von DATEV-Seite empfohlen“, so Scheuerer.

Nach einer ersten Präsentation im November 2021 fiel die Entscheidung für FLOWWER dann sehr schnell. Entscheidend war hierfür, dass die Software die Anforderungen der Gemeindewerke Peißenberg vollumfänglich erfüllte. „Es gab ein paar absolute ‚Must haves‘ für uns. So sollte sich auf jeden Fall eine Bagatellgrenze festlegen lassen, damit die Geschäftsführung nicht jeden Kleinbetrag freigeben muss. Außerdem war uns wichtig, dass sich die Workflows möglichst ausdifferenziert anlegen lassen, damit auch komplexere Sachverhalte abbildbar sind – etwa wenn Freigaben durch Mitarbeiter ohne Entscheidungsbefugnis, wie Werkstudenten oder Praktikanten, nochmal von einem Supervisor bestätigt werden sollen“, erklärt Christian Scheuerer.

Kurz darauf begann bereits die eigentliche Implementierungsphase. Die gemeinsame Einführung von DATEV und FLOWWER erfolgte in relativ kurzer Zeit und sorgte für einen arbeitsintensiven Jahreswechsel bei den Gemeindewerken. „Wir mussten sehr viel neu erstellen und einrichten – ein neuer Kostenrahmen, neue Debitorennummern und mehr. Zwischenzeitlich wurde es da durchaus stressig und auch ein wenig chaotisch. Die FLOWWER-Anbindung selbst ging jedoch störungsfrei über die Bühne und konnte im Januar sozusagen ‚nebenher‘ umgesetzt werden“, so Scheuerer. Großen Anteil an der erfolgreichen Implementierung hatte dem Digitalisierungsverantwortlichen zufolge der FLOWWER-Support: „Es war immer jemand erreichbar und Probleme konnten innerhalb kurzer Zeit gemeinsam gelöst werden. Vor allem da DATEV in Kommunalbetrieben noch nicht Standard ist, war dieser enge Austausch wichtig – zwischenzeitlich rief ich fast täglich bei FLOWWER an, um Fragen zu bestimmten Eigenheiten der Systeme zu klären.“ Nach einigen individuellen Anpassungen sind so nun beide Software-Lösungen bestmöglich auf die Prozesse in der Buchhaltung der Gemeindewerke eingestellt.

Mit der erfolgreichen Implementierung von FLOWWER und DATEV lässt sich das Rechnungsmanagement fast vollständig digital umsetzen. Der konkrete Ablauf im Arbeitsalltag wurde dadurch grundlegend verändert: Nachdem eine Rechnung bei den Gemeindewerken eingeht, wird zunächst definiert, wie diese später in DATEV verarbeitet werden soll. Teilweise wird hier bereits die Kontierung vorgenommen, ansonsten übernimmt dies der zuständige Meister. Anschließend muss eine sachliche Freigabe erfolgen – die jeweiligen Mitarbeiter werden hierfür am Ende des Tages automatisch per Mail informiert und können die Freigabe so direkt am nächsten Morgen erteilen. Liegt der Betrag unter der definierten Bagatellgrenze, geht die Rechnung hier bereits zurück an die Buchhaltung, anderenfalls muss noch einer der beiden Geschäftsleiter seine Freigabe erteilen. Zuletzt sendet FLOWWER die freigegebenen Rechnungen an die Zwischenplattform ‚Unternehmen online‘, die diese an DATEV weiterleitet. Dank der Schulungsangebote seitens FLOWWER läuft dieser Workflow bereits jetzt so gut wie reibungslos ab. „Wir bekamen zwei Online-Einweisungen in das neue System, damit alle Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, diese auch umfassend verstehen“, so Christian Scheuerer.

Wie bei jeder neuen IT-Anwendung gab es aber auch hier noch gelegentliche Unklarheiten. „Das Einstellen der Urlaubsvertretung für die Freigaben übernehmen aktuell noch häufig wir in der Buchhaltung, obwohl die Kollegen das eigentlich ganz einfach selbst machen könnten. Hier fehlt einfach noch die Vertrautheit mit der neuen Software“, erläutert Scheuerer. Er ist jedoch zuversichtlich, dass dies kein dauerhafter Zustand bleiben wird: „Wenn sich erstmal alle an das neue Vorgehen gewöhnt haben und man es noch das ein oder andere Mal erklärt hat, wird das alles gut funktionieren.“

Die Verantwortlichen der Gemeindewerke Peißenberg sind bereits jetzt sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten des digitalen Rechnungsmanagements. Somit besteht auch noch kein Bedarf für umfassende Erweiterungen oder Weiterentwicklungen. Lediglich die Implementierung des CompanyMail-Tools müsse aktuell noch finalisiert werden. „Dadurch wird es möglich, Rechnungen aus Mail-Anhängen direkt in FLOWWER zu importieren. Im Moment bekommen wir zwar noch viele Dokumente per Post, die wir dann einscannen, zukünftig soll das aber alles digital werden. Aus diesem Grund geben wir etwa schon jetzt unsere Mail-Adresse als Rechnungsadresse an“, berichtet Scheuerer. Interessant für die Zukunft findet er auch eine in der Software integrierte Lernfunktion: „Mit der Zeit kann diese, anhand der Logos und der Gestaltung, Rechnungen selbstständig zuordnen und bereits den passenden Debitor eintragen. Das spart uns natürlich Arbeit und Zeit.“ An weiteren Features, die das Rechnungsmanagement noch effizienter gestalten könnten, besteht zwar grundsätzlich Interesse, für Christian Scheuerer steht hierbei jedoch die unkomplizierte Bedienung an erster Stelle: „Die einfache, intuitive Nutzeroberfläche war ein entscheidendes Kriterium für uns – das sollte in Zukunft auf jeden Fall beibehalten werden.“