Digitale Rechnungsverarbeitung im Überblick (inkl. aller Vorteile und Nachteile)

Von digitaler Rechnungsverarbeitung spricht man, wenn Unternehmen ihre Eingangsrechnungen elektronisch empfangen und speichern. Das kann per E-Mail und auf anderen elektronischen Wegen erfolgen.

Digitale Eingangsrechnungen ermöglichen Unternehmen, auf Papierrechnungen zu verzichten. Stattdessen werden Belege elektronisch verwaltet und im Idealfall der komplette Rechnungsworkflow digitalisiert.

Grundsätzlich ist die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ein strukturierter Prozess, der festen internen Abläufen folgt.

Digitale Erfassung der Eingangsrechnungen

Im ersten Schritt werden die Rechnungsbelege flexibel per E-Mail, über ein Online-Portal, FTP-Upload, per Scanner oder sogar über eine mobile App digital erfasst und anschließend dem entsprechenden Prüfprozess zugewiesen.

Moderne OCR-Technologien vereinfachen das Rechnungsmanagement

OCR oder auch Optical Character Recognition bezeichnet eine Technologie, die unterschiedliche Dokumente, wie eingescannte Papiere oder PDF-Dateien in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.

Zeitgemäße OCR-Technologien, wie sie in FLOWWER eingesetzt werden, legen den Grundstein für das automatische Auslesen der Rechnungen. Wichtige Datensätze werden aus der Eingangsrechnung automatische extrahiert und in das System übernommen. Die ausgelesenen Informationen können – teils automatisiert – in nachfolgenden Schritten weiterverarbeitet werden.

Zu den ausgelesenen Rechnungsdetails zählen:

• die Rechnungsnummer,
• das Rechnungsdatum,
• der Kreditor und
• die Rechnungsbeträge, einschließlich der Umsatzsteuer. Im Idealfall erfolgt sogar die automatische Verbuchung am Ende des Prozesses, um die Buchhaltung zu entlasten und die Effizienz zu erhöhen.

Prüfung der Eingangsrechnung auf formale und sachliche Richtigkeit

Nach dem Eingang des Rechnungsdokuments erfolgt auf der ersten Stufe des Freigabeprozesses die Prüfung auf formale Richtigkeit, d.h. entspricht sie den gesetzlichen Vorgaben?

Im Anschluss prüft der zuständige Sachbearbeiter den Beleg auf sachliche Richtigkeit und kontiert den Beleg.

Je nach Höhe der Rechnungssumme, Art des Beleges oder involvierte Abteilungen sind weitere Mitarbeiter in den Workflow einbezogen.

Da im digitalen Rechnungsworkflow die Belege nicht mehr per Unterschriftenmappe weitergereicht werden, sondern in einem elektronischen System hinterlegt sind, herrscht jederzeit Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand. Die Prüfung und Freigabe der Belege erfolgt am Rechner im Büro oder von unterwegs per App.

Smarte Vertretungsregeln sorgen sichern in Urlaubs- und Krankheitsfällen einen reibungslosen Ablauf.

Buchung und Veranlassung der Zahlung

Am Ende des Freigabeprozesses überprüft die Buchhaltung alle vorliegenden Rechnungsdaten und veranlasst die Bezahlung der Eingangsrechnung.

Die Informationen zur Kontierung und den Kostenstellen werden idealerweise direkt zusammen mit den notwendigen Dokumenten digital an die Steuerkanzlei übermittelt. FLOWWER setzt hierfür die XRechnung ein.

Den Abschluss des digitalen Prozesses bildet die elektronische und rechtskonforme Archivierung der digitalen Belege an.

Natürlich müssen auch bei der digitalen Rechnungsverarbeitung die Bearbeitungsschritte in Audits protokolliert werden, sodass sie nachvollziehbar sind und bleiben.

Belege müssen eingescannt, aufbewahrt und verwaltet werden, damit sie richtig digitalisiert werden können. Leider ist es nicht ausreichend, die Rechnungsdokumente einfach als PDF zu exportieren. Für die elektronische Rechnung (E‑Rechnung) gibt es zurzeit zwei gängige Formate: ZUGFerD und XRechnung. Beide Formate enthalten die maßgeblichen Daten in strukturierter Form und können sowohl maschinell als auch von Menschen ausgelesen werden.

Wichtig ist, dass Sie jeden Beleg ordnungsgemäß archivieren. Das gilt sowohl für eine E-Rechnung als auch für eine Papierrechnung.

Was heißt das genau? Zwei Aspekte sind relevant: die Anforderungen seitens des Finanzamtes sowie gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Kaum ein Bereich in der Digitalisierung hat einen größeren Einsparungseffekt, wie der digitale Rechnungseingangsprozess und digitale Rechnungsverarbeitung. Die Ergebnisse sind für alle Beteiligten klar ersichtlich:

• Transparenz über den gesamten Prozess: vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung,
• geringere Fehlerquoten,
• Minimierung von Tippfehlern,
• Einhaltung von gesetzten Zahlungsfristen,
• Sicherung des reibungslosen Ablaufes durch sofort greifenden Vertretungsregeln
• drastische Reduzierung der Durchlaufzeiten der Rechnungsbearbeitung dank der (Teil-)Automatisierung
• revisionssichere Archivierung.

Bevor Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie festlegen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen.

• Soll die Software Ihren Mitarbeitern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern?
• Oder soll die Software-Lösung die Verarbeitung erleichtern, den Dokumentenfluss steuern und ausgewählte Prozesse automatisch durchführen? Danach definieren Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.

Hierbei sollten Sie einen Blick auf die bisherigen Schwachstellen in der analogen Rechnungsprüfung werfen und zusammen mit allen beteiligten Mitarbeitern besprechen.

Durch die digitale Abbildung Ihrer unternehmensindividuellen Rechnungsworkflows können Sie typische Kritikpunkte, wie mangelnde Transparenz im Bearbeitungsstatus, Verzögerungen in den Abläufen durch unklare Vertretungsregeln oder andere Punkte aus dem Weg räumen und die Prozesse neu denken. Häufig ergeben sich interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.

Überlegen Sie Punkte, wie:

• Anzahl der Nutzeraccounts: Wie viele Mitarbeiter sind an der Bearbeitung beteiligt?
• Rechnungsanzahl: Wie viele Rechnungen gehen pro Monat bei Ihnen ein?
• Wollen Sie neben den Rechnungen auch dazugehöriger Belege speichern?
• Volltextsuche: Wollen Sie über eine integrierte Volltextsuche jederzeit alles wiederfinden?
• Welche Funktionen benötigen Sie?
• Integrationen: Mit welchen Programmen muss die Software kommunizieren und Daten austauschen?

In dem Artikel erhalten Sie eine Übersicht, welche Workflows Sie mit FLOWWER abbilden können und wie Sie die Abwesenheitsvertretung reibungslos sicherstellen können.

Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung und Prüfung bietet Ihnen viele Vorteile und Sie sparen Zeit und Kosten ein. Dennoch sollte die Entscheidung zur Digitalisierung nicht leichtfertig getroffen werden, denn sie erfordert eine gewisse Investition in die Technologie und eine Einarbeitungszeit. Außerdem muss beim Umgang mit sensiblen Finanzdaten auf die Datensicherheit geachtet werden.

FLOWWER können Sie 30 Tage vollumfänglich nutzen und ausgiebig testen. Überzeugt Sie FLOWWER in dem Zeitraum tatsächlich nicht, kündigen Sie einfach Ihren Account und wir stellen Ihnen keine Rechnung.

PS: Sie können unbegrenzt viele Nutzer pro Account anlegen, um ihre Rechnungsfreigabe entsprechend ihrer Unternehmenspraxis abzubilden. Mehr zu der Funktionsvielfalt erfahren Sie hier.