Stadtverwaltung Bad Vilbel setzt auf FLOWWER

Digitalisiertes Rechnungsmanagement in Städten und Kommunen

Entgegen aller Klischees nimmt die Digitalisierung in der Kommunalverwaltung langsam an Fahrt auf. Allem voran in der Buchhaltung setzen auch kleinere Städte und Gemeinden immer häufiger auf intelligente Software-Lösungen, mit denen sich Prozesse optimieren lassen. Seit diesem Jahr arbeitet so etwa das südhessische Bad Vilbel mit dem Workflow-Programm FLOWWER, das hier gemeinsam mit dem Buchführungssystem DATEV eingeführt wurde. Um das Rechnungsmanagement für die Mitarbeitenden der Stadt dabei so effizient wie möglich zu gestalten, wurde FLOWWER zudem in Abstimmung mit DATEV weiterentwickelt und funktional erweitert.

Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift kommune21, Ausgabe 7/2022

Vor der umfassenden Digitalisierung der Buchhaltung in Bad Vilbel, wurde in der Verwaltung der 35.000-Einwohner-Stadt nordöstlich von Frankfurt noch größtenteils analog gearbeitet. Sämtliche Rechnungsein- und -ausgänge sowie deren Freigaben mussten bis zur Einführung der neuen Software-Lösungen in gedruckter Form erfolgen. „Bei uns wurde alles in Papierform bearbeitet – von Digitalisierung konnte hier wirklich keine Rede sein. Dementsprechend war aber auch allen Verantwortlichen klar, dass es so zukünftig nicht weitergehen konnte“, so Markus Schneider, Fachdienstleiter Stadtkasse in Bad Vilbel.

Konkrete Anforderungen der Stadtverwaltung

Einen zusätzlichen Digitalisierungsschub erhielt die Stadt Bad Vilbel – wie viele andere Kommunen – durch die Pandemie und ihre Folgen. „Aufgrund von Corona sollte es in den letzten zwei Jahren vielerorts plötzlich ganz schnell gehen. Denn ohne eine umfassende Digitalisierung der Arbeitsabläufe lassen sich Homeoffice-Regelungen nicht sinnvoll umsetzen. Aber selbstverständlich geht so etwas nicht von jetzt auf gleich – man kann ja auch nicht im laufenden Rennen vom Oldtimer auf den Sportwagen wechseln“, erläutert Daniel Bauer, der das Projekt in Bad Vilbel als IT-Consultant von DATEV-Seite aus betreute. Nachdem sich die Stadtverwaltung 2021 schließlich für die Einführung des Anwendungspakets DATEVkommunal als digitales Buchhaltungssystem entschieden hatte, stand jedoch direkt die nächste Frage im Raum: Welche Software-Lösung sollte für das Einsammeln, Prüfen und Freigeben von Rechnungen genutzt werden?

Aus Sicht der Stadt waren die Ansprüche hier klar umrissen. „Entscheidend für unseren Fachbereichsleiter Finanzverwaltung war vor allem, dass sich Lieferungen und sonstige Leistungen einwandfrei bestätigen lassen – das war sozusagen die Mindestanforderung. Aber natürlich gab es auch noch andere Must-haves. So war etwa wichtig, dass die Bedienung der Software beziehungsweise die Nutzeroberfläche nicht zu komplex ist und man kein besonderes buchhalterisches Know-how braucht. Alle unsere Mitarbeiter sollten gleich damit zurechtkommen“, so Markus Schneider. „Bad Vilbel trat mit dem Wunsch an uns heran, möglichst viele Personen in den Rechnungsprüfungsprozess einbinden zu können. Gleichzeitig war eine möglichst dezentrale Lösung gefragt“, ergänzt Daniel Bauer. Auf diese Weise sollten auch Außenstellen, wie Bauhöfe oder Kindergärten, einfach in die Vorgänge eingebunden werden.

Prozesse und Software optimieren

Da eine entsprechende DATEV-eigene Lösung jedoch vor Ort installiert und zentral verwaltet wird, richtete sich der Fokus schnell auf webbasierte SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) von Drittanbietern. Aus DATEV-Sicht kein Problem, wie Daniel Bauer erläutert: „Als Genossenschaft sind wir nicht an schnellen Gewinnen interessiert, sondern an nachhaltiger Prozessoptimierung. Wir nutzen deshalb nicht nur unsere eigenen Tools und sind immer interessiert, was es Neues auf dem Markt gibt. Außerdem empfehlen wir unseren Kunden, sich auch selbstständig auf dem DATEV-Marktplatz zu informieren – wenn es für sie passt, sind wir auch zufrieden.“ Auf dem Marktplatz listet DATEV mehr als 200 kompatible Lösungen von Software-Partnern, die deren Angebot funktional ergänzen.

Da DATEV bereits in der Vergangenheit positive Erfahrungen mit FLOWWER sammeln konnte und die Rechnungsmanagementlösung sämtliche Anforderungen erfüllte, fiel die Entscheidung relativ schnell. „Nachdem DATEV uns für unseren Anwendungsfall auf FLOWWER hingewiesen hatte, war eigentlich schon alles klar. Ab diesem Zeitpunkt ging es prinzipiell nur noch um Fragen der Implementierung und individuellen Anpassung, die grundsätzliche Wahl der passenden Software war getroffen“, so Markus Schneider. Um die Anwendung des Programms für die Mitarbeiter so effizient und komfortabel wie möglich zu gestalten, arbeitete das FLOWWER-Team, die DATEV-Projektleitung sowie die Verantwortlichen der Stadt anschließend eng zusammen. Daniel Bauer: „Zunächst haben wir uns vor Ort angeschaut, wie die bisherigen Buchhaltungsprozesse überhaupt aussehen und wie man diese verbessern kann. Dann setzten wir uns direkt mit dem Team von FLOWWER in Verbindung und analysierten gemeinsam die bestehenden Schnittstellen und wie wir der Buchhaltung in Bad Vilbel die Arbeit erleichtern könnten.“ Diese Herangehensweise gab zudem den Anstoß für eine spezielle Weiterentwicklung der Software.

Anpassungen und Support für die Kommunalverwaltung

„Vor dieser Zusammenarbeit liefen bei FLOWWER alle bearbeiteten Belege am Ende in einem Ordner zusammen und wurden sozusagen in einem großen Batzen an DATEV übergeben – selbst, wenn sie aus zehn unterschiedlichen Abteilungen kamen. Für uns war also klar, dass die Zuweisung der einzelnen Rechnungen, die am Anfang des Prozesses ja sowieso stattfindet, auch in die DATEV-Umgebung übertragbar sein musste“, so Bauer. Das Team hinter FLOWWER entwickelte das System deshalb so weiter, dass nun jedem Workflow ein bestimmtes Merkmal zugewiesen wird, das über die ebenfalls angepasste DATEV-Schnittstelle weitergegeben werden kann. Durch dieses sogenannte ‚Matching‘ lässt sich jeder freigegebene Beleg klar einem bestimmten Ordner auf DATEV-Seite zuordnen. So entsteht nur einmal manueller Sortieraufwand, direkt beim Rechnungseingang. „Das erspart uns doppelten oder dreifachen Aufwand. Wir sprechen hier immerhin von 30-40 Workflows und Ordnern, da macht das einen großen Unterschied, insbesondere mit begrenztem Personal. Jetzt können wir die circa 600 monatlichen Rechnungen und Gutschriften völlig automatisch an die Buchhaltung verteilen“, erläutert Markus Schneider. Von dieser Weiterentwicklung profitiert nicht nur die Stadt Bad Vilbel: Seit der Version 2.18 stehen die neuen Funktionalitäten allen FLOWWER-Nutzern zur Verfügung.

Abseits der Weiterentwicklung zeigen sich die Projektverantwortlichen ebenfalls zufrieden mit der mittlerweile vollständig implementierten Lösung. „Zu Beginn mussten noch etwas über 90 User angelegt und mit entsprechenden Nutzungsrechten versehen werden. Nachdem das abgeschlossen war, lief alles wie wir es brauchten“, so Schneider. Besonders hebt er hierbei die Arbeit des FLOWWER-Teams hervor. „Der Support während der gesamten Implementierungsphase war hervorragend. Wenn wir eine bestimmte Anpassung oder sonstige Unterstützung benötigten, wurde dies immer schnell und unkompliziert umgesetzt.“ Daniel Bauer von DATEV blickt ähnlich positiv auf die Zusammenarbeit: „Die Kommunikation mit FLOWWER war immer sehr produktiv. Es gibt hier eine große Bereitschaft, unsere Schnittstelle wirklich zu nutzen und die eigene Lösung entsprechend zu optimieren. Für mich, der das Ganze beratend begleitete, war das sehr angenehm.“

Kommende Projekte gemeinsam angehen

Nachdem die Komponenten des neuen Buchhaltungssystems der Stadtverwaltung nun fertig installiert sind, können sämtliche Daten reibungslos zwischen Bad Vilbel, FLOWWER und DATEV ausgetauscht werden. Diese massive Effizienzsteigerung und die damit einhergehende Reduzierung der Arbeitslast, macht sich direkt bemerkbar: Dank der gewonnenen Zeit können sich die Mitarbeiter der Stadt mit neuem Fokus anderen Aufgaben zuwenden. Nichtsdestotrotz hat der Fachdienstleiter Stadtkasse bereits die zukünftigen Entwicklungen im Blick. „Da wir erst seit Anfang 2022 mit FLOWWER arbeiten, werden wir in diesem Jahr sicher keine Änderungen mehr umsetzen. Es ist aber durchaus möglich, dass wir perspektivisch noch weitere Nutzungsmöglichkeiten der Lösung in Anspruch nehmen. Das Thema Kontierung und die Aufteilung von Rechnungen ist hier etwa spannend für uns“, so Schneider. Der DATEV-Projektverantwortliche blickt ebenfalls zuversichtlich auf die zukünftige Zusammenarbeit mit FLOWWER: „Die erfolgreiche Umsetzung und die Zufriedenheit des Kunden stehen hier immer im Mittelpunkt, das ist nicht selbstverständlich. Das FLOWWER-Team hat mit uns jederzeit auf das gemeinsame Ziel hingearbeitet. Mit dieser Herangehensweise können wir auch kommende Projekte mit gutem Gefühl gemeinsam angehen.“

Bild: Rathaus Bad Vilbel

Quelle: Stadt Bad Vilbel