Rechnungsmanagement mit Fokus auf das Wesentliche
Bildquelle: aconitas GmbH
Effiziente und unkomplizierte Prozesse haben für IT-Unternehmen höchsten Stellenwert – und das auch in der Buchhaltung. Die aconitas GmbH aus dem bayerischen Mertingen setzt aus diesem Grund für die Rechnungsfreigabe auf das webbasierte Workflow-System FLOWWER. In Verbindung mit der Buchhaltungssoftware „BuchhaltungsButler“ und der automatisierten Rechnungsdownload-Lösung „invoicefetcher“ wurden hiermit reibungslose Abläufe über das gesamte Rechnungsmanagement etabliert. Für aconitas ein wichtiger Baustein in einem umfassenden Standardisierungs- und Automatisierungskonzept.
Erschienen im Midrange-Magazin
Mit lediglich 26 Mitarbeitenden ist das IT-Dienstleistungsunternehmen aconitas ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie sich Produktivität und Effizienz mit optimierten Prozessen und passender Technik deutlich steigern lassen. „Trotz unseres recht kleinen Teams sind wir in der Lage, große und kleine Kunden in ganz Deutschland – teilweise auch international – zu betreuen. Dabei sind wir sehr breit aufgestellt, können aber auch wirklich in die Tiefe gehen“ erläutert André Brönner, Assistent der Geschäftsleitung und Prokurist bei aconitas. Möglich macht dies ein starker Fokus auf Standardisierung.. Das Thema Automatisierung spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle, um auch mit wenigen Mitarbeitenden ein hohes Service-Niveau halten zu können: „Wir sind technisch darauf ausgerichtet, Probleme schon frühzeitig zu erkennen und soweit möglich remote zu beheben.“ Service-Termine vor Ort finden deshalb fast ausschließlich zu festen Terminen statt.
Neustrukturierung des Rechnungsmanagements
Doch nicht nur im Außendienst, auch bei den internen Abläufen ist Effizienz und Einfachheit für den IT-Dienstleister das A und O – allem voran in der Buchhaltung. Noch bis 2019 wurde diese ‚in house‘ auf Teilzeit-Basis abgewickelt, was jedoch zunehmend an seine Grenzen stieß. „Das Belegaufkommen wurde mit der Zeit schlicht zu groß. Zuvor liefen Rechnungsfreigaben noch über ein Extra-Postfach, und der Freigabestatus wurde mit farbigen Markierungen in Outlook angezeigt. Man kann sich vorstellen, dass das irgendwann unübersichtlich wurde“, so André Brönner. Eine effizienzorientierte Neustrukturierung des Rechnungsmanagements war somit klar erforderlich. Bei der Suche nach einer passenden Software-Lösung fiel die Wahl jedoch nicht direkt auf FLOWWER.
„Wir hatten zunächst zwei Tools eines Mitbewerbers im Einsatz, eines für die Freigaben und eines für die eigentliche Buchhaltung. Grundsätzlich funktionierte deren System auch, doch rundum zufrieden waren wir nie“, erklärt Brönner. Auf einer Netzwerk-Veranstaltung wurden die Verantwortlichen von aconitas dann auf die Buchhaltungssoftware ‚BuchhaltungsButler‘ aufmerksam, mit der das Unternehmen bis heute arbeitet. Über diesen Kontakt lernte Brönner schließlich auch die Geschäftsführer von FLOWWER sowie ‚invoicefetcher‘ kennen. „Nachdem wir uns ein wenig ausgetauscht hatten, konnten wir gemeinsam schnell einen Prozess definieren, wie das Einsammeln und Freigeben der Rechnungen bestmöglich funktionieren würde – und im Kern arbeiten wir noch heute so“, so der Prokurist. Lädt ‚invoicefetcher‘ nun automatisiert eine neue Rechnung herunter, wird diese direkt an FLOWWER weitergegeben und geht in die Freigabe. Ist diese abgeschlossen, wird der Beleg an die Buchhaltungssoftware geleitet.
Schnelle Freigabeprozesse
Dass sich verschiedene Workflows so schnell und unkompliziert aufsetzen lassen, ist für André Brönner eine der zentralen Stärken der Software: „Das System ist in dieser Hinsicht sehr innovativ, schafft es jedoch, dabei alles möglichst einfach zu halten. Vertretungsregelungen lassen sich beispielsweise problemlos mit wenigen Klicks im System hinterlegen.“ Diese Einfachheit setzt sich zudem beim Service fort. Dank eines kleinen, eingespielten Teams gelingt es, Anliegen seitens aconitas immer zeitnah zu bearbeiten. Für die alltäglichen Abläufe im Rechnungsmanagement ist Schnelligkeit ebenfalls ein entscheidendes Stichwort. „Es ist bemerkenswert, wie sehr der Freigabeprozess beschleunigt wurde. Vorher dauerte dieser in der Regel mehrere Tage, und wir hatten noch den klassischen Zahllauf am Freitag. Jetzt kommt die Rechnung rein, wird in der Regel noch am selben Tag freigegeben, sodass der Kunde im Idealfall schon am nächsten Tag die Wertstellung vorliegen hat“, so Brönner.
Somit kann aconitas auch den Anspruch, Zahlungsziele nicht auszureizen und immer so schnell wie möglich zu überweisen, fast immer erfüllen. Gelegentlich gäbe es zwar Fälle, die etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, dies sei aber die absolute Ausnahme: „Bei uns kann eine Person jetzt circa 2.000 Belege pro Monat mit einem sehr geringen zeitlichen Aufwand, praktisch allein, bearbeiten. Das ist nur möglich, weil alles so reibungslos durchläuft.“ Neben der enorm gesteigerten Effizienz überzeugte die Lösung aber auch mit sinnvollen Zusatzfunktionen, wie einem KI-unterstützten Zahlungsmodul und einer Smartphone-App. Während das Zahlungsmodul durch das automatisierte Eintragen von Überweisungsdaten Zeit und Arbeit spart sowie Fehler vermeidet, ermöglicht die App kurzfristige Freigaben von jedem Ort aus. „Unser Geschäftsführer ist viel unterwegs, da ist es natürlich Gold wert, wenn er auch mal im Zug oder Flugzeug auf alles zugreifen kann, ohne gleich das Notebook auspacken zu müssen“, betont Brönner.
Einfaches und effizientes Rechnungsmanagement
Bei allen diesen Vorzügen ist für André Brönner essenziell, dass das Team von FLOWWER nie das Wesentliche aus den Augen verliert: „Viele Produkte in diesem Bereich versuchen die sprichwörtliche eierlegende Wollmilchsau zu sein. Sie versprechen tausend verschiedene Gimmicks und Annehmlichkeiten, können aber die Basics nicht zufriedenstellend abbilden. FLOWWER hingegen kennt seine Stärken und behält diese im Blick.“ Wie zufrieden aconitas mit dem Rechnungsmanagement-Tool ist, zeigt sich auch daran, dass der IT-Dienstleister dieses seinen eigenen Kunden und Partnern weiterempfiehlt. „Wir haben ja ein Interesse daran, dass die Freigaben nicht nur bei uns im Haus zügig über die Bühne gehen. Wenn es bei allen besser läuft, haben wir schließlich auch etwas davon“, so Brönner.
In Sachen Buchhaltung sieht sich das Unternehmen mit den nun etablierten Lösungen gut aufgestellt. Das positive Fazit bezieht sich hierbei nicht nur auf die störungsfreie Implementierung, unkomplizierte Einrichtung und Handhabung sowie den äußerst zuverlässigen Service. Da aconitas trotz der großen Belegmenge nur eine einzelne Lizenz benötigt, ist auch das Preis-Leistungsverhältnis bemerkenswert, wie Brönner bekräftigt: „Für uns gibt es keine Alternative, die ein vergleichbares Gesamtpaket bieten kann.“ Zwar gibt es selbstverständlich immer Potential für Anpassungen und Optimierungen, durch die Prozesse noch effizienter gestaltet werden können, „doch dank der verlässlichen Unterstützung bin ich sicher, dass wir immer schnell eine zufriedenstellende Lösung haben werden“, so Brönner.