Lohnt sich die digitale Rechnungsfreigabe für Ihr Unternehmen?

Im Schnitt benötigen Unternehmen 12 Tage für die Prüfung, Freigabe und Verbuchung einer Rechnung. Laut dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik kostet die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 €.

Sie wissen selbst am besten, wie viele Rechnungen Sie in Ihrem Unternehmen im Schnitt prüfen und können sich die Kosten leicht hochrechnen. Gehen wir konservativ von 500 Rechnungen im Jahr aus, entstehen ungefähr 4.875,- € an Kosten.

Diese Kosten sehen viele nicht, da sie nicht offensichtlich als Ausgabe anfallen. Aber das ist wertvolle Arbeitszeit, in der sich Angestellte anderen umsatzbringende Tätigkeiten widmen könnten, wenn mehr Geschwindigkeit in den Genehmigungsprozess gebracht wird.

Sobald Sie Ihre Rechnungsprüfung und Freigabe digital in FLOWWER abbilden, genießen Sie diese Vorteile:

1. Alles im Blick: Sie erhalten jederzeit Informationen über den Freigabestatus der Rechnung im Cockpit von FLOWWER.
2. Reduzierung der Durchlaufzeit: Durch den Einsatz von FLOWWER verteilen Sie die digitalen Rechnungen schneller an die zuständigen Mitarbeiter und bringen so mehr Geschwindigkeit in die Rechnungsprüfung vom Eingang bis zur Verbuchung.
3. Ortsunabhängig: Der Versand sowie die Genehmigung der Rechnung gelingt mit einem Mausklick oder per App von jedem Ort der Welt.
4. Fehlerreduzierung: Sie minimieren Fehler, denn Sie erfassen die Rechnungsdaten mit unserer Texterkennung korrekt im System.
5. Anreicherung: Sie legen Lieferscheine, Angebote und andere notwendige Dokumente passend zur jeweiligen Rechnung ab.
6. Auffinden: Sie finden alle Belege jederzeit dank der integrierten Volltextsuche.
7. Vertreterregelung: Sie vermeiden den Stau von Rechnungsdokumenten, denn die Urlaubs- und Krankheitsvertretung erfolgt auf Knopfdruck.
8. Automatisierung von Workflows: Sie erhöhen den Grad der Automatisierung und vermeiden stupide und wiederholende Aufgaben, die für viele Mitarbeitenden sowie die Buchhaltung eher lästig sind
9. Flexibilität: Sie können Arbeitszeitmodelle flexibel gestalten, da die Rechnungen von jedem Ort der Welt freigegeben werden können.
10. Zahlungsfristen: Sie nehmen alle Skonto-Möglichkeiten wahr und geraten nicht in Zahlungsverzug.
11. Vertrauen: Durch die Einhaltung von Zahlungsfristen werden Sie als vertrauenswürdiger Partner von Ihren Lieferanten und Dienstleistern wahrgenommen.
12. Schnittstellenpartner: Ihre Rechnungen können über Schnittstellenpartner wie invoicefetcher importiert und nach der finalen Freigabe können Belege direkt an DATEV, ADDISON OneClick, buchhaltungsbutler weitergegeben werden. Die Schnittstellenpartner erweitern wir laufend.

Mit FLOWWER haben wir eine Lösung ohne Schnickschnack für die Freigabe von Belegen im realen Arbeitsalltag entwickelt.

80 % der Unternehmen arbeiten mit weniger als 5 Freigabestufen in der Rechnungsprüfung. Aus diesem Grund bilden wir mehrstufige Freigaben mit bis zu 5 Stufen ab in unserer Software ab.

Die Rechnungsfreigabe ist ein Instrument des Rechnungswesens und gehört zur Rechnungsverarbeitung. Jede Organisation definiert Personen, die an den Freigabeprozessen von Rechnungen beteiligt sind. Die Freigeber werden größtenteils in Abhängigkeit zur Höhe des Rechnungsbetrags, ihrer Position und Abteilungszugehörigkeit festgelegt. In der Regel gehen mit höheren Beiträge auch mehrere Freigabestufen einher.

Je nach Komplexität des Sachverhaltes durchläuft eine Rechnung mehrere Abteilungen. Schließlich ist es ein Unterschied, ob es um einen neuen Wasserkocher für die Küche oder den Kauf eines neuen Gabelstaplers geht. Ebenfalls macht es einen Unterschied, wo der Lieferant ansässig ist: China, Südamerika, EU oder Deutschland.

Je nach Rechnungshöhe oder involvierten Abteilungen sind völlig unterschiedliche Personen in die Freigabeprozesse involviert. Erkrankt eine der am Prozess beteiligten Personen, befindet sich auf Dienstreise oder geht in den Urlaub, löst das oft ein hektisches Suchen nach den Belegen sowie Information über den Status aus. Das zieht den Genehmigungsprozess unnötig in die Länge.

Im klassischen Office mit physischer Anwesenheit aller Mitarbeitenden funktioniert das Instrument Unterschriftenmappe perfekt, auch wenn es im Schnitt 12 Tage vom Eingang bis zur Verbuchung dauert. Komplizierter und langwieriger wird es, wenn Mitarbeiter im Home-Office oder Remote arbeiten müssen oder wollen oder einfach nur auf Dienstreise sind.

Hybride Arbeitsmodelle werden künftig ein Thema sein, je nach Branche und Rolle im Unternehmen. Vermutlich werden sie eher zur Regel als zur Ausnahme. Es kommt der Tag, wo Mitarbeiter murren, wenn sie „nur“ für die Genehmigung von Zahlungen ins Büro müssen.

Unternehmen benötigen neue, digitale Lösungen, die – offen gestanden – im Handumdrehen mit FLOWWER umgesetzt werden können.

Sie haben die Wahl:

• per Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern,
• per E-Mail,
• Scanner oder Scanner-App,
• Office 365 mit Power Automate,
• FLOWWER-APP (iOS und Android),
• individuell per API,
• von ihrem Server mit flowwer.exe oder
• aus Online-Portalen via Invoicefetcher.

FLOWWER erfasst die Rechnungsdaten automatisch. Für die Belege kann nach Rechnungseingang sofort der passende Rechnungsworkflow ausgewählt und ausgelöst werden. Selbstverständlich können alle relevanten Dokumente, wie Angebote, Lieferscheine etc. ebenfalls hinterlegt und jederzeit im System dank Texterkennung über die Dokumentensuche wiedergefunden werden.

Ihre Mitarbeiter geben Rechnungen mit einem Klick frei, egal ob sie sich im Home-Office, auf Dienstreise oder im Büro befinden. Ist die Rechnung genehmigt, werden die Dokumente automatisch an die nächste Person weitergeleitet.

Die analoge Rechnungsfreigabe hat viele Nachteile. Sie ist langsam, ineffizient und bringt erhebliche manuelle Arbeit mit sich, wenn es um die Prüfung von Belegen geht.

Ein digitaler Rechnungsfreigabeprozess dagegen bringt Geschwindigkeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Mitarbeitern, Buchhaltern und Steuerkanzleien mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben aufzuwenden.

Lohnt sich ein Tool für die Rechnungsfreigabe für jedes Unternehmen?

Ja!

Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle. Gerade für kleinere Unternehmen oder Start-ups lohnt es sich frühzeitig, die Rechnungsfreigabe zu automatisieren. Dadurch können sie Ressourcen auf Aspekte wie Kundengewinnung oder die Entwicklung neuer Produkte richten.

Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Personen sind auch in die Rechnungsverarbeitung involviert. Dadurch wird der Prozess fehleranfälliger und ineffizienter. Eine Software für die Belegfreigabe bringt Transparenz und Geschwindigkeit durch die automatisierten Workflows. Gleichzeitig sinken die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung signifikant.

Wenn Sie wissen wollen, wie FLOWWER ihre Genehmigungsprozesse beschleunigt und was es noch fürs Unternehmen kann, testen sie uns.