Backup-Freigabe
Die Backup-Freigabe ist eine passive und selektierbare "Floww-Mitgliedschaft", die jedem Floww und jedem Mitarbeiter zugewiesen werden kann.
Welchen Vorteil bringt dieses Feature?
Ist ein Benutzer als Backup-Freigeber deklariert, wird in der Freigabeliste am oberen linken Rand eine Umschaltfunktion angezeigt. Auf diese Weise wird dem Benutzer die Möglichkeit gegeben, zwischen seiner normalen Freigabe- und Backupliste umzuschalten.
Diese Funktion ist dann besonders nützlich, wenn ein User nur teilweise in einem Floww mitwirken soll. So könnte beispielsweise ein Teamleiter in den Flowws seines Teams per Backupfunktion aufgenommen werden. Damit kann er wahlweise auf Backup schalten und als Freigeber bei Dokumenten mitwirken, welche nicht auf seiner normalen (täglichen) Freigabeliste vorhanden sind.
Info: Für Dokumente, welche nur auf der Backupliste zu sehen sind, werden keine Statusmails versendet.
Es gibt dreierlei Mitgliedschaften“ innerhalb eines Freigabe-Flowws:
den Backup-Freigeber,
den nominierten Freigeber und
den (normalen/herkömmlichen) Freigeber.
An dieser Stelle möchten wir aber etwas näher auf den Backup-Freigeber eingehen.
Wird das Glockensymbol in den Stufen-Regeln des FLOWW-Editors aktiviert (1), ändert es die Farbe auf ROT und der Mitarbeiter ist ab sofort für diesen FLOWW Backup-Freigeber. Dieser Benutzer erhält keine Statusmails, kann freizugebende Dokumente aber wie ein „normaler“ Freigeber einsehen und bearbeiten.
Wer Backup-Freigeber ist, wird vom Supervisor (dem "Administrator" der Benutzerverwaltung) festgelegt und ist auch nur für ihn einsehbar. Dasselbe gilt für das Erstellen eines neuen Flowws und den Rollen-Zuweisungen in den Stufen-Regeln des FLOWW-Editors (1). Die Freigabeübersicht (3) findet sich in der Übersicht aller FLOWWS (2) und zeigt, wer in welcher Stufe welche Berechtigungen und Pflichten (4) hat. Wie der Name "Freigabeliste" (6) bereits verrät, findet sich dort jedes Dokument, das aktuell zur Freigabe des jeweiligen Benutzers zur Verfügung steht. Hier gibt es die Option, explizit zwischen einer Dokumentliste zu wählen, für die der Benutzer als Freigeber tätig sein muss oder der Backup-Liste, in der der User als Backup-Freigeber ausgewählt wurde.
Der User hat hier desweiteren die Möglichkeit, die Dokumente zu filtern (7) oder diese nach einer bestimmten Sortieroption (9) anzeigen zu lassen. FLOWWER bietet hier außerdem einen Ausdruck oder den Download der Dokumentenliste als CSV-Datei (8) an.