Warum die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung die Zukunft ist (inkl. einem Kostenvergleich)
Für viele Unternehmen ist es eine große Herausforderung, ihre Eingangsrechnungen effizient zu verarbeiten. Zudem verursacht die Rechnungsverarbeitung enorme Kosten. Dabei gibt es inzwischen eine Reihe von Lösungen, die diese Aufgabe deutlich vereinfachen und automatisieren können.
Aus unserer Sicht ist klar: Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Zukunft. In diesem Artikel verraten wir Ihnen unter anderem, wie Sie den genauen finanziellen Nutzen für Ihr Unternehmen bestimmen können.
Warum ist die Eingangsrechnungsverarbeitung so wichtig?
Die Bearbeitung von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Dabei handelt es sich um den Prozess des Empfangs, der Überprüfung und der Erfassung von Rechnungen von Lieferanten.
Eingehende Rechnungen müssen pünktlich und korrekt bearbeitet werden, um Strafzahlungen bei Zahlungsverzug zu vermeiden und gute Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen.
Die Bearbeitung von Rechnungen ist auch für die Verfolgung der Ausgaben und die Budgetierung wichtig. Wenn Unternehmen genaue Aufzeichnungen über Rechnungen führen, können sie leichter Bereiche mit zu hohen Ausgaben erkennen und ihre Budgets anpassen.
Außerdem kann die Rechnungsverarbeitung Unternehmen dabei helfen, Frühzahlungsrabatte zu nutzen.
Was ist eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?
Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Digitalisierung von Papierrechnungen in ein elektronisches Format, das von einem Computer gelesen und gespeichert werden kann. Dieser Prozess kann manuell oder automatisch mithilfe einer Software erfolgen, die Papierrechnungen lesen und in ein elektronisches Format umwandeln kann.
Was kostet die manuelle Prüfung einer papiergebundenen Eingangsrechnung?
Die Kosten einer Rechnung basieren auf verschiedenen Faktoren. Einige sind relevant, andere dagegen weniger bedeutend. Die Kosten unterteilen sich in Sach- und Personalkosten.
Sachkosten fallen weniger ins Gewicht
Sachkosten machen nur einen geringen Teil der Gesamtkosten aus und lassen sich einfach erfassen:
- Kosten für Drucker, Toner, Papier, Ordner und Regale
- Raumkosten für die Aufbewahrung aller Ordner über einen Zeitraum von 10 Jahren
- Kosten für die datenschutzkonforme Entsorgung der Belege, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Sachkosten liegen bei ca. 20 bis 30 Cent pro Rechnung.
Viel ausschlaggebender sind die Personalkosten bei der Prüfung von papiergebundenen Eingangsbelegen. Die Kosten hängen vom Zeitbedarf für die jeweilige Tätigkeit ab.
Personalkosten bei der manuellen Rechnungsprüfung
Formale Prüfung gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz
- Vorkontierung und Zuordnung des Verantwortlichen für die formale und sachliche Prüfung der Rechnung
- Durchführung der formellen und sachlichen Prüfung
- Vorkontierung und Zuordnung der Kostenstellen
- Überwachung des Status der offenen Rechnungen
- Rückfragen bei Lieferanten und Dienstleistern bei fehlerhaften Rechnungen
- interne Nachfragen zur Klärung von Zuständigkeit und inhaltlichen Fragen zu einzelnen Positionen
Weitere Zeitfaktoren, die Personalkosten für die Rechnungsbearbeitung in die Höhe treiben:
- Fachabteilungen fordern Rechnungskopien an
- Nach Ablage der Rechnungen treten nochmals Rückfragen auf, die geklärt werden müssen
- Suche nach Rechnungsbelegen im Rahmen des Monatsabschlusses, Jahresabschlusses oder im Rahmen einer Betriebsprüfung
- Entsorgen alter Rechnungsdokumente
Insbesondere der zweite Block ist überaus zeit- und personalintensiv. Jede Rückfrage beschäftigt immer mindestens zwei Mitarbeitende: denjenigen, der anfragt und denjenigen, der die Anfrage beantworten muss.
Weiterer Faktor: Absenkung der Produktivität
Ein Faktor, der permanent unterschätzt wird: Die Produktivität sinkt signifikant, weil der angefragte Mitarbeitende gestört wird und seine aktuelle Arbeit unterbrechen muss.
Dabei zeigen Untersuchungen, dass wir nach einer kurzen Störung im Durchschnitt 10 Minuten benötigen, um uns in die unterbrochene Arbeit wieder einzufinden.
Beispielrechnung: Konkrete Kosten einer Eingangsrechnung
Lassen Sie uns beispielhaft davon ausgehen, dass Sie 15 Minuten pro Rechnung für formale und sachliche Prüfung sowie Klärung interner Nachfragen benötigen. Sie können selbst einschätzen, wie nah dies dem Zeitaufwand in dem Rechnungsverarbeitungsprozess in ihrem Unternehmen kommt.
Nehmen wir weiterhin konservativ an, nur bei 10 % der Rechnungen kommt es zu weiteren Rückfragen und Suchen im Nachhinein. Hierfür benötigen wir ca. 15 Minuten. Bedenken Sie, dass im Fall von Rückfragen immer zwei Personen betroffen sind.
Rechnungsbeispiel für die Kosten bei einer konventionellen Rechnungsbearbeitung (und diese ist konservativ geschätzt):
- Anzahl Rechnungen pro Monat: 150 Rechnungen
- Personalkosten: 40 €
- Bearbeitungszeit einer Rechnung in Minuten: 15 Minuten
- Anteil Rechnungen mit Rückfragen oder Suche in Prozent: 10 %
- Zeitbedarf bei Rückfragen und Suchen einer Rechnung in Minuten: 15 Min
Bereits bei der dieser sehr konservativen Schätzung kostet die manuellen Arbeiten pro Rechnung: 10,67 €. Und damit belaufen sich die Kosten auf 19.200,00 € pro Jahr.
Wie viel kostet die digitale Bearbeitung einer Eingangsrechnung?
Eine erste Kostenersparnis kommt durch das Scannen und Speichern von Dokumenten anstelle des Ausdruckens zustande. Unternehmen sparen nicht nur Geld für Papier, Toner und Drucker, sondern Ausgaben für Ordner, Regale und Lagerräume.
Die größte Einsparung entsteht allerdings durch die eingesparte Arbeitszeit in der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung. Digitale Rechnungen werden per Knopfdruck freigegeben und sind innerhalb von Sekundenbruchteilen auf dem Rechner des nächsten Prüfers. Belege können mit Anmerkungen versehen werden. Das reduziert die Zeit für Nachfragen.
Workflows sind für alle Abteilungen und Summen definiert. Dadurch gibt es keine Unklarheiten bei den Zuständigkeiten. Fällt ein Prozessbeteiligter aus, jemand aus, greifen hinterlegte Abwesenheitsregeln automatisch.
Wird eine Rechnung für einen Monatsabschluss, Jahresabschluss oder Betriebsprüfung benötigt, ist sie in beispielsweise in FLOWWER dank OCR-Texterkennung und Volltextsuche in Sekunden auffindbar.
Es herrscht Transparenz über den Stand der Bearbeitung, denn der Freigabestatus einer Rechnung ist jederzeit einsehbar. Dadurch kann frühzeitig gehandelt werden, wenn sich der Freigabeprozess unerwartet in die Länge zieht.
Die Durchlaufzeiten der Rechnungsprüfung reduziert sich drastisch. Unsere Kunden benötigten oft 9 bis 12 Tage im manuellen Prüfprozess. Mit dem Einsatz von FLOWWER senkt sich die Durchlaufzeit auf im Schnitt lediglich 4 Tage.
Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses spart ca. 80 % der bisherigen Kosten ein. Nehmen wir das obige Beispiel mit den jährlichen Kosten von 19.200 € würden Sie folglich 15.360,- € pro Jahr einsparen.
FLOWWER kostet Sie 25,- € Monat. Der Einsatz rechnet sich sofort für Ihr Unternehmen oder Kommune.
Nicht-finanzielle Nutzenaspekte der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung hat mehrere nicht-monetäre Vorteile. Dazu gehören ökologische Vorteile, wie die Verringerung des Papierverbrauchs sowie soziale Vorteile, wie die Verbesserung der Kommunikation zwischen den Beschäftigten.
Vorteile für die Umwelt:
Durch die Umstellung Ihres Unternehmens auf elektronische Rechnungen tragen Sie zum Umweltschutz bei. Ihr Papierverbrauch sinkt und Sie sparen Toner ein. Dadruch reduzieren Sie den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens oder Kommune. Und diesen Aspekt können Sie auch für ihre Außenkommunikation nutzen.
Verbesserte interne Kommunikation:
Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen, ist die Verbesserung der Kommunikation zwischen den Beschäftigten. Das Nachfragen nach dem Freigabestatus entfällt. Fachliche Nachfragen können per Chatfunktion, aber auch Kommentare oder Notizen zu den Belegen inkl. dem Senden von E-Mail-Benachrichtigungen reduziert werden.
Gesteigerte Effizienz durch Automatisierung sich wiederholender Aufgaben
Außerdem hilft die digitale Rechnungsprüfung, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, denn Sie können sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe, die Erstellung von Berichten und die Rechnungsfreigabe automatisieren.
Bestimmen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung
Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, bestimmen Sie den Umfang der automatisierten Rechnungsprozesse. Welche Automatisierungsstufe ist für Ihr Unternehmen sinnvoll? Soll die Software die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern oder soll die Softwarelösung den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?
Sie haben zwei Optionen.
Automatisiert Lösung
Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu müssen sämtliche Eventualitäten des Prozesses abgebildet und wirklich alle für den Prozess notwendigen Informationen hinterlegt werden.
Die Implementierung einer solchen Lösung zieht umfangreiche Einführungsprojekte nach sich, wo in der Regel spezialisierte Beratungsunternehmen dabei sind. Die Softwarelösung wird auf die individuellen Prozesse des Kunden zugeschnitten. Entsprechend lange dauert die Einführung ins Unternehmen und die Schulung der Mitarbeiter.
Die Kosten einer solchen unternehmensindividuellen, automatisierten Lösung sind auch nicht zu unterschätzen.
Teilautomatisierte Lösung
Eine teilautomatisierte Lösung fungiert als unterstützendes Werkzeug und lässt den Nutzern einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie erhalten alle wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie ortsunabhängiges Arbeiten, digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung.
Teilautomatisierte Lösungen können Sie schneller und kostengünstiger implementieren. FLOWWER bietet Ihnen dank der 5-stufigen Freigabeprozess und einer unbegrenzten Anzahl von Nutzern genügend Spielraum, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.
Die wesentlichen Schritte bei der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Rechnungseingang: Sie sannen Ihre Papierbelege und importieren diese in die Software. Wenn Sie FLOWWER nutzen, reicht hierfür ein einfacher Dokumentenscanner aus. Über Schnittstellen können Sie digitale Rechnungsbelege importieren.
- Rechnung wird ausgelesen: Durch eine OCR-Texterkennung werden die Schlüsseldaten der Rechnung ausgelesen und im Programm hinterlegt.
- Einleitung des Workflows: Nach der Vorerfassung wird der Rechnungsprüfung eingeleitet, d. h. es erfolgen die sachliche Prüfung, Freigaben, Kontierung und Buchung.
- Übertragung der Daten an Schnittstellenpartner: Die Rechnungsbelege werden mit allen notwendigen Informationen über Schnittstellen wie DATEV Unternehmen Online, Buchhaltungsbutler, ADDISON OneClick oder Agenda an ihre Steuerkanzlei übergeben
- Archivierung: Rechtskonforme digitale Archivierung Ihrer Belege.
Was spricht für den Einsatz von FLOWWER?
Im Vergleich zu einem klassischen DMS-System (Dokumentenmanagementsystem) benötigen Sie für den Einsatz von FLOWWER keine hohen Investitionen. FLOWWER kostet 25,- € netto pro Account und sie können unbegrenzt viele Nutzer pro Account kostenlos anlegen.
Sie benötigen keine eigenen Server. FLOWWER ist eine SaaS-Anwendung, die cloudbasiert funktioniert. Datensicherheit liegt unserem Programmierteam am Herzen. Deswegen setzen wir auf die sicheren Server von Gridscale mit Serverstandort in Deutschland und übertragen keine Daten an Dritte.
Die Bedienung von FLOWWER ist intuitiv und für den Betrieb in der Praxis angelegt. Sie benötigen keine lange Einarbeitszeit. Selbst in den Gemeindewerken Peißenberg benötigten IT-fremde Mitarbeiter, wie z.B. Mitarbeitende auf Bauernhöfen, nur zwei Online-Einführungen. Mehr dazu im Artikel: Komplexe Freigabeprozesse vereinfachen.
FLOWWER ist eine CLOUD-Applikation und bietet zudem auch Smartphone-Apps an. Damit kann von jedem Ort der Welt mit FLOWWER gearbeitet und Belege freigegeben werden.
Fazit: Der Umstieg auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist definitiv ein großer Effizienzbringer für Ihr Unternehmen.
Die Einführung eines elektronischen Rechnungssystems in Ihrem Unternehmen bietet viele Vorteile. Dazu gehören Vorteile für die Umwelt, wie die Reduzierung des Papierverbrauchs, und soziale Vorteile, wie die Verbesserung der Kommunikation zwischen den Beschäftigten.
Außerdem kann die elektronische Rechnungsstellung Ihnen helfen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, indem Sie sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe und Berichterstattung automatisieren. Und schließlich kann die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung Ihren helfen, die Kosten für Ihre Geschäftstätigkeit zu senken. Wenn Sie diese potenziellen Einsparungen nutzen, verbessern Sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens.
Testen Sie FLOWWER. Überzeugen wir Sie innerhalb der ersten 30 Tage tatsächlich nicht, machen Sie mit einem Knopfdruck von Ihrem Sonderkündigungsrecht gebrauch.