Eingangsrechnungen – der komplette Leitfaden mit allen wichtigen Begriffen

Unternehmen empfangen und versenden Rechnungen. Es ist folglich immer eine Frage der Perspektive, ob es sich um eine Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung handelt.

Jeder Rechnungsbeleg ist ein steuerrelevantes Dokument in Unternehmen. Daher ist es wichtig, jede einzelne Art von Eingangsrechnung zu kennen.

Nachfolgend ein kleiner Überblick über die wichtigsten Begriffsdefinitionen im Rechnungsmanagement.

Umsatzsteuer / Vorsteuer

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die auf Verkäufe erhoben und direkt an das Finanzamt weitergeleitet wird. Unternehmer schreiben – wenn sie nicht als Kleinunternehmer eingestuft sind – die Umsatzsteuer in ihre Ausgangsrechnung und führen die ausgewiesene Steuer an das Finanzamt ab.

Die Vorsteuer ist wiederum die Umsatzsteuer, die Unternehmen für Einkäufe von Leistungen und Waren vom Finanzamt zurückerstattet bekommen.

Nettopreis

Der Nettobetrag ist der Rechnungsbetrag ohne gesetzliche Umsatzsteuer.

Bruttopreis

Der Bruttopreis ist der Rechnungsbetrag mit der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem die Rechnung erstellt wurde.

Leistungsdatum / Lieferdatum

Das Leistungsdatum oder Leistungszeitraum kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem der Rechnungsersteller die Leistung erbracht hat.

Geht es um Waren oder Produkte, wird ein Lieferdatum ausgewiesen. Das Lieferdatum entspricht dem Versandzeitpunkt.

Fälligkeitsdatum / Fälligkeit

Das Fälligkeitsdatum gibt an, wann die Zahlung des ausstehenden Betrags fällig wird. Die Zahlungsfrist wird oft auf 14 oder 30 Tage festgelegt und beginnt mit dem Datum des Rechnungseingangs beim Kunden.

Skonto

Skonto sind Preisnachlässe, der gewährt werden können, wenn eine Rechnung vor dem Fälligkeitsdatum beglichen wird.

Vorauszahlung

Eine Vorauszahlung ist ein Betrag, der bezahlt wird, bevor eine Leistung oder Lieferung erbracht wird.

Mahnung

Eine Mahnung ist eine Zahlungserinnerung, die an Kunden versendet wird, wenn sie ihre Rechnung nicht rechtzeitig begleichen. Die erste Mahnung ist in den meisten Fällen gebührenfrei. Danach wird oft eine Gebühr für jede weitere Zahlungsaufforderung fällig.

Verzugszinsen

Wenn eine Rechnung auch nach einer Mahnung vom Kunden nicht bezahlt wird, fallen Verzugszinsen an. Die Rechtsgrundlage dafür ist das Zinsgesetz.

Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung wird an Kunden versandt, die ihre Rechnung nicht beglichen haben. Gemäß dem deutschen Mahnverfahren muss der Empfänger der Zahlungserinnerung zunächst die Kosten für die Erstellung und den Versand der Rechnung tragen.

Wenn auch nach der Zahlungserinnerung keine Zahlung eingeht, kann ein Inkassounternehmen beauftragt werden.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind Unternehmen, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 22.000 Euro waren und im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht 50.000 Euro übersteigen.

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung, bei der keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt und entsprechend keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden darf.

Werden bei der Prüfung von Eingangsrechnungen Fehler festgestellt, muss der Rechnungssteller sofort darauf hingewiesen und eine Rechnungskorrektur angefordert werden.

Im besten Fall werden Rechnungsfehler noch vor der Buchung der Eingangsrechnung erkannt. Andernfalls müssen diese Buchungen rückgängig gemacht werden.

Ein digitaler Rechnungseingang ermöglicht Unternehmen, Rechnungsdokumente und Zahlungen elektronisch zu erhalten, zu versenden, zu verfolgen und zu verwalten. Dies kann per E-Mail, Textnachricht, per elektronischem Datenaustausch (EDI) oder mit einer speziellen Rechnungssoftware geschehen.

Sobald Unternehmen auf eine digitale Rechnungsverarbeitung setzen, genießen sie mehrere Vorteile:

• Kostensenkung: Durch eine elektronische Verarbeitung von Belegen sinken die Kosten, da viele manuelle Tätigkeiten entfallen sowie automatisierte Prozesse die Arbeitsabläufe beschleunigen.
• Sofortige Verarbeitung: Gelangen Rechnungsbelege in elektronischer Form in ein Dokumentenmanagement-System wie FLOWWER, können sie sofort verarbeitet werden.
• Prüfung: Das Rechnungsdokument kann von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen und am Bildschirm geprüft werden.
• Auffindbarkeit: Durch eine integrierte OCR-Technologie werden bei PDF-Daten die Informationen erkannt und ausgelesen. Dadurch können PDF-Dateien über eine integrierte Volltextsuche innerhalb von Sekunden wiedergefunden werden.
• Weitergabe: Eingangsrechnungen können nach dem Prüfprozess an nachgelagerte Systeme wie DATEV Unternehmen online oder direkt mit allen zugehörigen Informationen zu den Kostenstellen an die Steuerkanzlei weitergeleitet werden.
• Beschleunigung: Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung werden Arbeitsabläufe beschleunigt. Die aufgewendete Zeit für die Rechnungsprüfung sinkt im Schnitt von 11 Tagen auf 4 Tage.
• Skonto: Durch die effizientere Rechnungsprüfung werden keine Skonto-Möglichkeiten mehr verpasst.
• Transparenz: Die berechtigten Personen wissen jederzeit, wo sich ein Rechnungsbeleg befindet und wie der Status der Prüfung ist.
• Vertreterregel: Wenn Mitarbeitende durch Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen ausfallen, greifen automatisch im System hinterlegte Vertretungsregeln, sodass die Rechnungsprüfung reibungslos weiterläuft.
• Nachhaltigkeit: Durch die elektronische Rechnungsprüfung werden Papierausdrucke vermieden. Das senkt nachhaltig die Druckkosten, spart Geld beim Einkauf von Büromaterialien und hilft der Umwelt.
• Rechtssichere Archivierung: Buchprüfungen und Audits sind bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wesentlich einfacher nachzuverfolgen. Die Prüfungsschritte sind elektronisch dokumentiert, die Dokumente sind im System jederzeit über eine Volltextsuche auffindbar und sind rechtssicher archiviert.

• Pflichtangaben: Jede E-Rechnung muss dieselben steuerlichen Pflichtangaben beinhalten wie Papierrechnungen.
• Zustimmung des Empfängers: Der Empfänger des Rechnungsdokumentes muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Das passiert stillschweigend durch Begleichung des Rechnungsbetrages oder im Vorfeld wird eine schriftliche Einverständniserklärung ab geschlossen.
• Identifikation: Der Rechnungsabsender sowie Empfänger des Rechnungsdokumentes müssen eindeutig identifizierbar sein.
• Aufbewahrung im Originalformat: Da elektronische Rechnungsbelege ebenso wie wie Papierrechnungen steuerrelevante Angaben enthalten, müssen die Dokumente entsprechend der GoBD 2015 im Originalformat aufbewahrt und digital archiviert werden.
• Unveränderbarkeit: Rechnungsdokumente müssen revisionssicher sein, das heißt dauerhaft vor Veränderungen geschützt werden. Damit ist die Revisionssicherheit gemeint. Wenn Sie Manipulationen ausschließen wollen, dürfen Sie Rechnungsdokuments nicht einfach auf Ihrem Computer speichern. In einem digitalen Archiv (wie es FLOWWER anbietet) werden Änderungen an Dokumenten immer rechtskonform und nachvollziehbar protokolliert.
• Sicher vor Verlust: Alle Rechnungsbelege müssen nicht-löschbar archiviert werden, um Sie vor einem Verlust des Dokumentes zu schützen. Dadurch können auch Mitarbeitende nicht versehentlich ein elektronisches Rechnungsdokument löschen.
• Verfahrensdokumentation: Eine solche Dokumentation ist notwendig, damit sich Prüfer einen Überblick verschaffen können, wie bei Ihnen die digitale Archivierung organisiert ist. In der Verfahrensdokumentation halten Unternehmen fest, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
• Aufbewahrungspflicht und -frist: E-Rechnungen müssen in den meisten Fällen 10 Jahre lang aufbewahrt und abgerufen werden können. In einzelnen Berufsfeldern können auch andere Fristen gelten. Damit ein elektronischer Beleg problemlos von der Finanzbehörde akzeptiert wird, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

1. Erfüllung bestehender gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung
2. Echtheit der Herkunft
3. Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
4. Lesbarkeit des Rechnungsbeleges Mehr Informationen erhalten Sie beim Verband elektronische Rechnung (VeR).

Die Digitalisierung von Rechnungsbelegen läuft genauso wie die Archivierung von anderen Dokumenten. Für die eine digitale Prüfung und elektronische Archivierung muss jede Eingangsrechnung einscannt, gespeichert und verwaltet werden.

Übermittelt ein Unternehmen eine Eingangsrechnung auf digitalem Weg, muss das Dokument in einem Format übermittelt werden, das vom Empfänger verarbeitet und gespeichert werden kann. Der Empfänger muss den elektronischen Beleg aufbewahren und aufrufen können.

Die häufigsten digitalen Rechnungsformate sind PDF, XML und EDI.

Der Umstieg auf einen digitalen Rechnungseingang ist unkompliziert, denn Sie haben in ihrem Unternehmen bereits klare Abläufe für die Rechnungsprüfung definiert und etabliert. Bei der Digitalisierung bilden Sie die Schritte lediglich digital ab.

Sie können den kompletten Funktionsumfang von FLOWWER 30 Tage auf Herz und Nieren testen. Überzeugen wir Sie in der Zeit tatsächlich nicht, nutzen Sie ganz einfach ihr Sonderkündigungsrecht in den ersten 30 Tagen und der genutzte Zeitraum bleibt für sie kostenlos.

Hier finden Sie alle Informationen zur Registrierung.

Nachdem Sie sich für FLOWWER registriert haben, pflegen Sie Ihre Arbeitsabläufe für die Rechnungsprüfung ein, erstellen Nutzeraccounts für alle beteiligten Mitarbeiter und weisen jedem Nutzeraccount individuelle Rechten und Rollen zu.

Sobald Sie alles eingerichtet haben, kann die Digitalisierung ihres Rechnungsmanagements beginnen.

Geht jetzt eine Eingangsrechnung ein, wird der passende Workflow angestoßen und automatisch durchlaufen. Als letzte Station geht der Beleg meist in der Buchhaltung ein, wo der Buchungssatz festgehalten und die Zahlung veranlasst wird,

Der Rechnungsbeleg inklusive Informationen über Buchungskonten und Kostenstellen werden elektronisch an die Steuerkanzlei übertragen. Die Zeit, die ihre Kanzlei bisher für manuelles Buchen aufgewandt hat, kann sie in die strategische und steuerliche Beratung investieren.

Bei offenen Fragen zu einem Rechnungsprozess genügt ein Blick in das digitale Archiv. So werden Mahn- und Bußgelder vermieden, selbst wenn das Finanzamt nur kurze Fristen gesetzt hat.

Sie möchten FLOWWER kennenlernen? Testen Sie unsere intuitive Software für Ihr Rechnungsmanagement noch heute.

Was ist eine Eingangsrechnung? Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die beim Kunden eingeht. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen, die bei einem Unternehmen bestellt wurden.

Was muss auf einer Eingangsrechnung stehen? Für eine Eingangsrechnung gibt es bestimmte gesetzliche Vorgaben, die je nach Rechnungsland unterschiedlich sein können. Pflichtangaben in Deutschland für Eingangsrechnungen über 250,- Brutto sind im § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG geregelt.

Welche Arten von Eingangsrechnungen gibt es? Es gibt Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Proformarechnungen, Korrekturrechnungen / Stornorechnungen und Gutschriften.

Was ist der Unterschied zwischen einer Eingangs- und einer Ausgangsrechnung? Der wesentliche Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen besteht darin, wer die Rechnung stellt. Bei Eingangsrechnungen stellt der Lieferant oder Dienstleister die Rechnung, bei Ausgangsrechnungen das eigene Unternehmen.

Was ist eine elektronische Eingangsrechnung? Eine elektronische Eingangsrechnung (E-Rechnung) ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes muss möglich sein

Wann gilt eine elektronische Rechnung als zugestellt? Der Rechnungseingang ist entscheidend. Ist ein elektronischer Rechnungsversand zwischen Geschäftspartnern vereinbart, gilt eine E–Rechnung als zugegangen, wenn sie im E-Mail-Postfach des Empfängers oder seines Providers abrufbar gespeichert ist.

Wie werden Eingangsrechnungen bearbeitet? Eingangsrechnungen müssen zunächst geprüft und anschließend verbucht werden. Die Prüfung erfolgt auf Richtigkeit der Angaben sowie Vollständigkeit des Rechnungsbetrags. Im Anschluss wird die Rechnung im Rechnungswesen verbucht, um sie später in der Buchhaltung abzusetzen.

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren? Für Eingangsrechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Das ist in § 14 Abs. 1 Satz 3 1 UStG geregelt.

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