Warum die XML-Schnittstelle Zeit und Kosten bei der Belegfreigabe spart

In den meisten Firmen sind anfänglich die verschiedenen Einnahmen und Ausgaben und damit einhergehend die Buchungskonten übersichtlich. Die Finanzbuchhaltung übernimmt häufig ein Steuerberater. Die vorbereitende Buchführung dagegen erfolgt oft im Unternehmen. Um die vorbereitende Buchführung zu erleichtern, legt das Steuerbüro zu Beginn den passenden Standard-Kontenrahmen (SKR) fest. Dieser dient als Orientierungshilfe und enthält den Kontenrahmen für die ersten Buchungskonten.

In der Praxis bekommt das Steuerbüro zwar die Rechnungen oft als PDF-Datei. Ergänzende Informationen zu den Belegen werden handschriftlich notiert, mit einer separaten Datei gesendet oder telefonisch nachgefragt. Somit bleibt der Aufwand für die Steuerkanzlei hoch. Jede Datei muss einzeln geöffnet, geprüft und manuell den jeweiligen Buchungskonten zugeordnet werden.

Die XML-Schnittstelle bringt Geschwindigkeit in den Prozess. Die Belege durchlaufen den Freigabeprozess in FLOWWER. Zusätzlich können relevante Informationen zum jeweiligen Rechnungsbeleg elektronisch hinterlegt werden. Andere Abteilungen oder Ihr Steuerberater lesen die Bemerkungen maschinell aus und verarbeiten die Anmerkungen direkt im System.

Hilfreich ist das XML-Format auch, wenn Rechnungen aus verschiedenen Einzelposten bestehen. Die unterschiedlichen Positionen werden während der vorbereitenden Buchführung aufgesplittet, den Buchungskonten zugeordnet und elektronisch gespeichert. Dank der XML-Schnittstelle gelangen die Angaben zur Rechnung inklusive der Belege strukturiert an den Steuerberater.

Im besten Fall übernimmt das Steuerbüro die vorgeschlagenen Buchungskonten und prüft sie lediglich auf Plausibilität. Das spart auf Seiten der Steuerkanzlei Zeit und spiegelt sich auf Mandantenseite in einer Kostenersparnis wider.

Generell spielt es in kleineren Firmen oder Start-ups oft eine untergeordnete Rolle, wer Ausgaben veranlasst hat. Wird Druckerpapier eingekauft, bucht man die Kosten entsprechend auf das Konto „Bürobedarf“. Das weist standardmäßig die Buchungskontonummer 4930 im SKR 03 oder die Nummer 6815 im SKR 04 auf. Die beiden Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind in der Praxis am meisten verbreitet.

Wachsen Betriebe und es entstehen neue Abteilungen, Standorte oder Unterfirmen, wird es für das Controlling zunehmend relevant, wo im Unternehmen die einzelnen Kosten anfallen. Dafür wird der Standard-Kontenrahmen um weitere Kostenstellen ergänzt. Das ermöglicht Aussagen hinsichtlich der Effizienz und Rentabilität von Produktgruppen, Abteilungen oder Standorten.

Kostenstellen sind unternehmensspezifisch und werden nach Funktionen, Verantwortungsbereiche, räumliche Gegebenheiten und Verrechnungsaspekte aufgegliedert. Entsprechend liegt die Wissenshoheit darüber in den Betrieben. Steuerkanzleien erkennen nicht zwangsläufig anhand der Belege, welchen Kostenstellen diese zugeordnet werden. Das zieht aufwändige Nachfragen nach sich.

Selbst in Fällen, wo auf den Rechnungen Informationen zu den jeweiligen Kostenstellen und Kostenträgern handschriftlich notiert werden, erleichtert das die Arbeit für den Steuerberater nur bedingt. Noch immer muss jeder Beleg separat geöffnet und auf die dazugehörigen Kostenstellen gebucht werden. Hier schafft die XML-Schnittstelle eine echte Erleichterung und bietet Potenzial für automatisierte Buchungsvorgänge.

Nutzer hinterlegen in FLOWWER wie gewohnt die Rechnung als PDF. Zusätzlich stehen textbasierte Eingabefelder zur Verfügung, in denen sie die für die Finanzbuchhaltung relevanten Angaben speichern. Das Steuerbüro erhält die Daten zur Rechnung inklusive der Informationen zur Kostenstelle als XML-Datei sowie die Rechnung selbst als Bild in Form einer PDF-Datei.

Werden Daten zur Rechnung elektronisch als XML-Format übermittelt, reduziert das den Zeitaufwand für Nachfragen immens und minimiert Fehlerquellen. Zugleich wird der Grundstein für eine automatisierte Belegbuchung gelegt: Die Steuerkanzlei erhält den elektronischen Datensatz mit Kostenstellen und Kostenträgern sowie die Rechnung als PDF und übernimmt die Informationen automatisiert in das eigene System und verarbeitet sie weiter.

Der Steuerberater konzentriert sich auf die Komplementierung der Bankbuchungen, übernimmt die Plausibilitätsprüfung sowie Steueranmeldung und berät hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Auswertung und steuerlichen Optimierung. Im Idealfall prüfen Steuerberater Belege nur in den Fällen manuell, wenn Korrekturen oder Prüfungen notwendig sind.

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