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Dublettenprüfung

Auch bekannt als: Dublettencheck, Datei-Hash, Hash-Summe, Dublette

FLOWWER meldet bereits im System vorhandene Dokumente auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer sowie des Datei-Hashs.

FLOWWER prüft schon beim Upload (1) automatisch, ob das Dokument (2) vorab hochgeladen wurde und sich bereits (3) im System befindet. Somit kann durch nochmalige Prüfung vermieden werden, dass z.B. Rechnungen zweimal zur Zahlung freigegeben werden.

Die FLOWWER-interne Nummer (4) der ermittelten Dublette wird hier ebenfalls angezeigt. Auf Wunsch öffnet sich das Dokument im Explorer (5) und verweist auch hier wieder auf die Dublette, in unserem Besipiel sind sogar zwei (6) in Umlauf.

Wie funktioniert das?

Zusätzlich zur Dublettenprüfung über Belegdatum und Belegnummer wird der Datei-Hash (eindeutiger, digitaler Fingerabdruck) mit berücksichtigt. Auf diese Weise wird ein doppeltes Dokument auch dann erkannt, wenn die Belegnummer oder das Belegdatum fehlerhaft erkannt/eingetragen wurde und die Dubletten-Warnung dokumentiert, wenn das Belegdatum/die Belegnummer verborgen oder ausgeblendet sind.

In den Dokumentvorgaben (7) der Globalen Kontoeinstellungen existiert eine Auswahloption, ob bereits gelöschte Dateien beim Dublettencheck berücksichtigt oder ignoriert werden sollen (8).