Rechnungsprüfung in der Praxis – auf diese Dinge kommt es an

Hierbei handelt es sich um Forderungen für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren, die an Kunden gestellt werden. Bevor Forderungen an Kunden gestellt werden, muss bei der Rechnungslegung die Rechnung auf Vollständigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Pflichtangaben geprüft werden.

Durch diese Prüfung werden unnötige Verzögerungen vermieden, weil Formfehler oder falsche Beträge rechtzeitig entdeckt werden. Verlassen korrekte Belege die Firma, begleichen Kunden die Forderungen höchstwahrscheinlich innerhalb der angesetzten Frist.

Eingangsrechnungen sind Forderungen seitens eines Lieferanten oder Dienstleisters gegenüber dem Betrieb. Geht eine Eingangsrechnung in einer Firma, leitet dies die Prüfung und dazugehörige Freigabeprozesse ein.

Rechnungsprüfungen stellt in mehreren Schritten sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben auf den Dokumenten enthalten sind sowie die in Rechnung gestellte Dienstleistung oder Ware mit den ursprünglich getroffenen Vereinbarungen übereinstimmt.

Obgleich es bereits Digitalisierungsmöglichkeiten für das Rechnungsmanagement gibt, gehen viele Betriebe den Prozess noch immer analog an und verschwenden wertvolle Arbeitszeit.

Der analoge Workflow ist fehleranfällig und zudem störanfällig, wenn überraschend Mitarbeitende ausfallen.

Erst wenn alle benötigten Unterschriften vollständig vorliegen, geht die Rechnung an die Buchhaltung und die Zahlung wird veranlasst. Im Schnitt vergehen 9 bis 12 Tage vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung.

Die Rechnungsverarbeitung kostet viel Arbeitszeit und verursacht Kosten, auch wenn diese nicht sofort ins Auge fallen. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik hat ermittelt, dass die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Beleg kostet.

Wenn das so aufwendig ist, stellt sich die Frage, ob Belege überhaupt geprüft werden müssen.

Die elektronische Lesbarkeit der Rechnung ist relevant, sobald die Belege digitalisiert und archiviert werden. Die maßgebenden Regeln geben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) vor.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt in § 14 unter anderem diese 3 Aspekte, die bei der Ausstellung von Rechnungen gewährleistet sein müssen:

• die Unversehrtheit des Inhalts (gesetzliche Pflichtangaben dürfen nicht verändert werden)
• die Echtheit der Herkunft (Sicherheit über die Identität des Rechnungserstellers) und
• die Lesbarkeit des Dokuments (Grundsätze der GoBD).

Am Rechnungsprüfungsprozess sind zwei oder mehrere Personen beteiligt. Die Zuständigkeiten werden in Abhängigkeit von der Position und Aufgaben im Unternehmen, der Rechnungssumme und der verursachenden Abteilung definiert.

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers,
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder die von dem Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• eine Rechnungsnummer, die aus einer fortlaufenden Nummer besteht und einmalig vom Rechnungsaussteller vergeben wird.
• die Menge und die Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (UStG § 10) sowie
• eine vorab vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrages, sofern sie nicht bereits im Rechnungsbetrag berücksichtigt ist,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den ausgewiesenen Steuerbetrag oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung (z. B. ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung),
• werden Rechnungen außerhalb des Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahrt (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers erfolgen und
• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß die Angabe „Gutschrift“. Liegt der Rechnungsbetrag unter 250,- € findet die Durchführungsverordnung für Kleinbeträge Anwendung.

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) § 33 nimmt Bezug auf Pflichtangaben, wenn Gesamtbetrag der Forderung 250,- Euro nicht übersteigt. Das erleichtert kleineren Unternehmen die Buchhaltung und Abrechnung.

Eine Rechnung bis zu einem Gesamtbetrag 250,- Euro muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder Leistung und
• den Rechnungsbetrag und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie
• den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt. Sind die Pflichtangaben nicht enthalten oder einzelne Rechnungsbestandteile nicht prüfbar, müssen die Rechnungen mit Anschreiben unter Angabe der Beanstandungen unverzüglich zurückgesendet werden. Dann kann der Rechnungsaussteller eine Rechnungskorrektur veranlassen.

Die inhaltliche oder sachliche Rechnungsprüfung konzentriert sich auf die erhaltenen Lieferungen und Leistungen. Sachliche Fehler betreffen häufig die in Rechnung gestellte Menge oder Umfang der Produkte oder Dienstleistungen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Materialarten und Leistungsmengen,
• bestellte und gelieferte Mengen an Waren oder Leistungen,
• Abmessungen und Einheiten der Materialien, Transporteinheiten und Leistungseinheiten oder
• den Bezug auf die Bestellung bzw. den Rahmenvertrag. Bereits bei der Anlieferung gleicht die Person, die für den Wareneingang verantwortlich ist, den Lieferschein mit der gelieferten Ware ab.

Werden Dienstleistungen abgerechnet, übernimmt die Person, die die Dienstleistung in Anspruch genommen hat, die inhaltliche Prüfung der Rechnung.

Je mehr Leute im Rechnungsmanagement involviert sind, desto mehr steigt der Zeit- und Arbeitsaufwand. Im Schnitt vergehen bis zu 12 Tage bis eine Rechnung vollständig geprüft, freigegeben und die Zahlung veranlasst wird. Schließlich müssen die Belege intern an verschiedene Stellen weitergeleitet werden und alle dazugehörigen Informationen griffbereit liegen.

Leidet einer der involvierten Mitarbeitenden unter Arbeitsüberlastung oder befindet sich im Urlaubs- oder Krankenstand, kann es mehrere Wochen dauern, bis eine Rechnung ausgeglichen wird.

Hier rentiert sich selbst in kleinen Unternehmen der Einsatz einer Software wie FLOWWER für das digitale Rechnungsmanagement. Darüber können Freigaben angestoßen, dazugehörige Dokumente jederzeit abgerufen werden und im Bedarfsfall greifen Vertretungsregeln sofort.

• 1. Schritt – Rechnungseingang: Die Rechnung geht ein und wird an die kostenverursachende Abteilung weitergeleitet.
• 2. Schritt – die formale Prüfung: Als Erstes wird kontrolliert, ob alle gesetzlichen Vorschriften für den Beleg erfüllt sind.
• 3. Schritt – die sachliche Prüfung:
  • Wurden Leistungen korrekt und ohne Mängel erbracht oder stimmt der Wareneingang mit der Bestellung überein?
  • Stimmen die Positionen auf der Rechnung mit denen auf dem Lieferschein überein?
  • Stimmen die Einzelpreise mit dem Gesamtpreis überein?
  • Stimmen die Preise auf der Rechnung mit denen auf der Bestellung oder anderen Dokumenten überein?
• 4. Schritt – die Subprüfung: Manchmal müssen andere Personen oder Abteilungen zur Absprache und Klärung einer Rechnung eingebunden werden. Das erfolgt über die Subprüfung, denn hier kann mit den Personen Rücksprache gehalten und offene Fragen geklärt werden.
• 5. Schritt – finale Freigabe: Die Rechnung wird final freigegeben und an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet.
• 6. Schritt – Veranlassung der Zahlung: Die Buchhaltung kontiert den Beleg, veranlasst die Zahlung. Sobald Unternehmen diesen Prozess beschleunigen wollen, nutzen sie ein digitales, automatisiertes System wie FLOWWER, um Rechnungen zu genehmigen und vorkontiert an die Steuerkanzlei weiterzuleiten. Das minimiert Fehler und reduziert signifikant die Durchlaufzeit.

• Alle Dokumente an einem Ort: Rechnungsdokumente werden als Datei per E-Mail, App, Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern, Scanner oder Scanner-App, individuell per API oder aus Online-Portalen in ein cloud-basiertes Webportal hochgeladen.
• Unabhängigkeit: Rechnungen können schnell und einfach geprüft und freigegeben werden. Mit FLOWWER funktioniert die Rechnungsfreigabe geräteunabhängig und von jedem Ort der Welt.
• Transparenz im Freigabeprozess: In einem Dashboard ist jederzeit ersichtlich, bei wem die Rechnung aktuell liegt und wie weit der Freigabeprozess fortgeschritten ist.
• Abbildung mehrstufiger Freigaben: In digitalen Systemen wie FLOWWER können Sie mehrstufige Freigaben abbilden. Das beschleunigt die Freigabeprozesse, selbst wenn mehre Personen an der sachlichen Rechnungsprüfung beteiligt sind.
• Abwesenheitsvertretung: Vertreterregeln greifen sofort und automatisiert, egal ob es um Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen geht. Das sorgt für reibungslose Bearbeitungsprozesse.
• Strukturierte Ablage und Volltextsuche: Im Zuge der Rechnungserfassung werden alle zugehörigen Dokumente, wie Angebote, Lieferscheine und Verträge ebenfalls digital abgelegt und gespeichert. Liegen die Dateien in PDF-Form vor, liest FLOWWER sie aus. Sie finden alle Dokumente in sekundenschnelle über die integrierte Volltextsuche wieder.
• Belegaufteilung und Vorkontierung: Belege werden nach Steuersätzen aufgeteilt und für die Buchhaltung vorkontiert. Weiterhin können Sie Kostenstellen zuweisen und automatisiert an das Steuerbüro weitergeben.
• Digitale Aufbewahrung: Rechnungen werden mit wenigen Klicks archiviert und sicher aufbewahrt.
• Datenschutz: FLOWWER weist dem Datenschutz eine hohe Priorität zu, denn gerade Finanzdaten sind sensibel und müssen vor unbefugten Blicken geschützt werden.