5 Gründe für die Digitalisierung Ihrer Dokumente (inkl. dem Einsparpotenzial)

Eine Dokumentendigitalisierung reduziert dauerhaft den Arbeitsaufwand und sorgt für effizientere Prozesse. Zudem können sich Unternehmen und Kommunen von platzraubenden Papier- und Ordnerbergen verabschieden.

Werden Geschäftsprozesse digitalisiert, laufen sie in der Regel schneller und effizienter ab.

Einen guten Einstieg in die Digitalisierung bieten Unternehmensabläufe, die auf Dokumenten basieren. Dazu zählen Prozesse rund um Urlaubsanträge, Bestellvorgänge oder Rechnungsprüfung.

Sobald alle Arbeitsabläufe im System eingerichtet und hinterlegt sind, haben alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf entsprechende Dateien. Vor allem Routinearbeiten und mehrstufige Workflows wie in der elektronischen Rechnungsprüfung bergen ein riesiges Potenzial, ihre Durchlaufzeiten zu verringern und die innerbetrieblichen Abläufe zu verbessern.

Die Digitalisierung von Dokumenten erleichtert die Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern. Durch das Teilen von Dokumenten in der Cloud können mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Das ist nicht nur effizienter, sondern verhindert auch den Verlust von Dokumenten.

Dokumente sind besser geschützt, denn sobald sie digitalisiert werden, besteht keine Gefahr mehr, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden. Backups sorgen dafür, dass Ihre Daten jederzeit gesichert sind.

Jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese sind jederzeit im Originalzustand vorzulegen. Wenn Sie alle Dokumente digitalisiert und gesichert haben, können Sie jederzeit auf die unveränderten Dateien zugreifen.

Fortschritte eines Geschäftsprozesses sind in Echtzeit einsehbar. Gerät ein Ablauf ins Stocken, ist für die Beteiligten sofort erkennbar, welche Stelle es betrifft und es können Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Insbesondere im digitalen Rechnungsmanagement zeigen sich die Vorteile, denn das Suchen von Rechnungen entfällt und auch der Freigabestatus ist immer erkennbar. Jederzeit gibt es eine Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung und das sorgt für Transparenz unter den Beteiligten. Bei Verzögerungen kann das Management direkt eingreifen und finanzielle Verluste durch den Verlust von Skonto-Möglichkeiten im Vorfeld vermeiden.

Sie arbeiten noch mit Papierdokumenten? Machen Sie sich die Kosten bewusst!

Ein Blatt Papier kostet etwa 6 Cent. Das klingt überschaubar. Aber sobald Sie auch die Verarbeitung, Lagerung und Arbeitszeit in die Rechnung einbeziehen, wendet sich das Blatt. Und auch die Abnutzung Ihrer Drucker sowie die Kosten für Druckerpatronen schlagen zusätzlich zu Buche. Dennoch haben wir aus Kostengesichtspunkten bisher nur an der Oberfläche gekratzt.

Beispiel Rechnungsmanagement

Nehmen wir die Rechnungsprüfung als Beispiel. Gedruckte Belege müssen verarbeitet, geprüft und abgelegt werden. In regelmäßigen Abständen wird nach einzelnen Dokumenten gesucht. In den meisten Unternehmen sind mehrere Mitarbeiter sowie die Buchhaltung in der Rechnungsprüfung involviert.

Natürlich variiert der Zeiteinsatz für diese Arbeit von Unternehmen zu Unternehmen.

Aber lassen Sie uns nur mal von durchschnittlich 30 Minuten pro Mitarbeiter pro Tag für die Bearbeitung und Weitergabe von Rechnungsbelegen ausgehen. Allein bei einem Stundensatz von lediglich 12,- € zahlen Sie bei 3 beteiligten Mitarbeitern und 230 Arbeitstagen abermals 1.035,- € für die Rechnungen obendrauf. Und das ist eine sehr konservative Schätzung.

Kosten für die Lagerung müssen Sie bei der Aufbewahrung von Papierbelegen ebenfalls berücksichtigen. Laut gesetzlichen Vorgaben besteht für Dokumente – je nach Inhalt – 6 oder 10 Jahre Aufbewahrungszeit.

Rechnungsbelege archivieren viele Unternehmen in Aktenschränken und Ordnern. Ein Aktenschrank schlägt mit 150,- € – 1.000,- € zu buche. Auch Platz für die Lagerung ist notwendig. Und letztlich müssen die Papierberge nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist fachkundig entsorgt werden. Auch das treibt ihre Kosten für die Arbeit mit Papierbelegen in die Höhe.

Und zu guter Letzt, wir alle machen Fehler. Und das verursacht versteckte Kosten. Werden Rechnungsbelege falsch abgelegt, müssen die Ordner mühselig per Hand durchsucht werden.