Zur Übersicht aller Funktionen

Audit-Trail / Protokoll

Auch bekannt als: Compliance, Audit-Trail, Freigabeprotokoll, Audit-Compliance, FLOWWER-Logbuch

FLOWWER hängt an jedes (auf Wunsch auch schreibgeschützte) freigegebene Dokument das Freigabeprotokoll (Audit-Trail an).

Stichwort Compliance

Der Audit-Trail von FLOWWER ist für viele unserer Kunden ein wichtiges Instrument zur Realisierung der Compliance - Richtlinien.

Herr Borck von der FalcImmo fasste dies treffend zusammen:

"Diese Funktion bietet Schutz für die Mitarbeiter und die Geschäftsführung – FLOWWER gibt uns die rechtliche Sicherheit die wir brauchen um kluge Entscheidungen zu treffen“. Vereinfacht bedeutet das es bei falschen Überweisungsempfängern nicht relevant ist wer der Empfänger ist. Durch den Audit Trail hat jeder die Sicherheit in seiner Arbeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Gerade im Bereich von Transaktionen und steigender Wirtschaftskriminalität benötigen Mitarbeiter und Führungskräfte einen freien Kopf."

FLOWWER speichert zu jedem Dokument den Audit-Trail, d.h. an jedes (auf Wunsch auch schreibgeschützte) freigegebene Dokument wird das Freigabeprotokoll (Audit-Trail) angehängt.

In diesem Zusammenhang handelt es sich um eine mit Zeitstempel versehene elektronische und chronologische Aufzeichnung ALLER Aktionen, die mit/am Dokument durchgeführt wurden.

So wird sichergestellt, dass eine Veruntreuung von Firmengeldern nicht möglich ist. Sämtliche Änderung an Belegen und Rechnungen werden per Audit-Trail protokolliert. Es ist jederzeit nachweisbar, welcher Mitarbeiter, zu welcher Zeit welche Änderung vorgenommen hat. Es ist ebenso nicht möglich, einzelne Protokolleinträge zu entfernen - auf diese Weise ist eine Revisionssicherheit gewährleistet.

FLOWWER gibt seinen AuditTrail bei der Übertragung an andere Systeme mit, die Nachvollziehbarkeit bleibt somit auch über Systemgrenzen hinweg erhalten.

Aufteilung des Protokolls

Das Protokoll besteht aus mehreren Teilen. Den Anfang des Audit-Trails machen allgemeine Angaben zum Floww selbst (1), z.B.

  • die Belegnummer
  • der Name des hochgeladenen Dokuments
  • der Leistungszeitraum
  • den Rechnungsbetrag und andere Floww-Details

Teil 2 des Protokolls zeigt die Belegaufteilung (2) mit deren Konten, Kostenstellen und anderen buchhalterischen Informationen.

Der nächste Abschnitt birgt die Dokumentation des Freigabeprozesses (3) - die verschiedenen Stufen des entsprechenden Flowws

Den Protokollabschluss bildet das wichtigste Element - das Logbuch (4). Hier wird von der Erstellung des Dokuments, der Zuweisung zum entsprechenden Floww, den Upload und alle vorgenommener Handlungen am FLOWW - jeweils mit Datums- und Zeitangabe sowie dem Namen des editierenden Users und die vorgenommene Änderung selbst aufgezeichnet.

Ob der Bezahlstatus aktualisiert/verändert wurde, ein neuer Freigeber hinzugefügt wurde oder die Belegaufteilungsich geändert hat - selbst eine hinzugefügte Skontierung wird aufgezeichnet.

Aus der Praxis

Durch den Audit-Trail kann sich z.B. auch der Geschäftsführer einer Firma darauf berufen, eine Überweisung mit dem Wissen und Gewissen getätigt zu haben, dass mehrere seiner Angestellten die Rechnung und den zu transferierenden Betrag in mehreren Stufen auf dessen Richtigkeit überprüft haben.