Beteiligen Sie die richtigen Personen in jeder Phase des Freigabeprozesses

Das Kunstwort „Floww“ steht für Workflow oder Prozess. Mit einem Floww legen Sie die Regeln fest, die für eine bestimmte Belegkategorie gelten.

Über den Floww-Editor bilden Sie die Arbeitsschritte für die Genehmigungsprozesse ab und legen fest, welche Personen die Freigaben für die einzelnen Belegkategorien erteilen.

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Freigabeprozessen anlegen sowie beliebig viele Freigeber auf jeder Stufe eintragen.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Struktur: Sie standardisieren Ihre Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass alle Belege die vordefinierten Schritte durchlaufen.
• Kategorien für Belege: Bei der Anlage der Flowws definieren Sie die verschiedenen Belegkategorien und legen fest, welche Dokumente am Ende der Freigabe an Dienste wie zum Beispiel DATEV weitergeleitet oder heruntergeladen werden.
• Transparenz und Kontrolle: Sie wissen jederzeit, wie viele Belege sich auf welcher Stufe im Umlauf befinden und können nachvollziehen, wer was und wann genehmigt hat.
• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung reduzieren Sie die Fehlerquote und geben Belege innerhalb von Minuten von jedem Gerät frei.

Definieren Sie Freigabestufen für jede Belegkategorie und weisen Sie Rollen und Rechte zu

Mit FLOWWER bilden Sie Freigabeprozesse mit bis zu fünf Freigabestufen ab. Zu jeder Stufe legen Sie eine beliebige Anzahl von Freigebern fest.

Durch die Vergabe von Rollen und Rechten sehen Mitarbeiter nur die für sie relevanten Dokumente und Information.

Sie bestimmen wie viele Personen auf jeder Stufe einen Beleg freigeben und gewährleisten dadurch das Vier-Augen-Prinzip.

Sie können Freigeber gegenseitig ausschließen und vermeiden auf diese Weise persönliche Einflussnahme.

Wurde die Rechnung von genügend Beteiligten geprüft und freigegeben, geht der Beleg selbstständig zur nächsten Freigabestufe weiter.

Automatische Benachrichtigung und Erinnerungsfunktion

Sobald ein Beleg eingeht, erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter eine Mitteilung und können das Dokument sofort in FLOWWER einsehen und prüfen.

Darüber hinaus können Sie Erinnerungen flexibel und individuell je Benutzer anlegen, damit Fristen eingehalten und Skonto-Möglichkeiten nicht übersehen werden.

Vertreterfunktion für den ungestörten Freigabeprozess

Um den reibungslosen Ablauf in Urlaubs- und Krankheitsfällen sicherzustellen, benennen Sie für jeden Freigeber einen Vertreter.

Festgelegte Vertreter nominieren bei Bedarf wiederum Vertreter. FLOWWER verhindert durch einen intelligenten Prüfmechanismus, dass sich Vertreter gegenseitig im Kreis benennen.

• Start des Flowws: Sie laden den Beleg im Browser hoch und er wird im Eingang im Dashboard hinterlegt. Sie weisen einen Floww zu und der ausgewählte Workflow startet automatisch.
• Formelle Rechnungsprüfung: Bei den Mitarbeitern, die für die Belegkategorie in Stufe 1 hinterlegt sind, geht eine Benachrichtigung über den Rechnungseingang per Mail ein. Sie prüfen, ob formell alle Rechnungsdetails vorhanden sind, und geben die Rechnung frei.
• Supervisoren: Sie können Mitarbeiter definieren, die sich Belege bei Bedarf anzeigen lassen können, aber nicht benachrichtigt werden.
• Bagatellrechnung: Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 300 Euro, ist die Freigabe auf der ersten Stufe oft ausreichend (Bagatellgrenze).
• Rechnung mit sachlicher Prüfung: Liegt der Betrag unter 2.000 €, werden die freigebenden Sachbearbeiter auf Stufe 2 benachrichtigt, sobald die formelle Kontrolle auf Stufe 1 abgeschlossen ist.
• Großbetrag: Belege über 5.000 Euro müssen grundsätzlich durch die Geschäftsführung freigegeben werden.

Bilden Sie den Prozess Ihrer Rechnungsprüfung digital ab und behalten Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle über Ihre finanziellen Workflows. Egal von wo Sie oder Ihre Mitarbeitenden gerade arbeiten.